Room division adalah gabungan dari beberapa departmen hotel yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap seluruh operasional hotel termasuk reservasi, pelayanan tamu, kebersihan, makanan, perawatan dan juga pemeliharaan seluruh area hotel.
Room division terdiri dari beberapa departmen misalnya housekeeping untuk kebersihan, front office untuk pelayanan terima tamu dan reservasi ataupun di bidang keamanan ada security departmen.
Adapun orang yang menempati di masing-masing bagian room division adalah orang terpilih dari berbagai latar belakang bendidikan yang berbeda dan tentunya sudah berpengalaman.
Nah sekarang Sebutkan departemen apa saja yang termasuk bagian Room Division? simak ulasan dibawah ini.
1. Front Office Department
Pada departemen inilah semua petugasnya termasuk garda depan, yang pasti bertemu dan kontak langsung dengan tamu. Departemen front office (FO) bertugas langsung dalam menyapa, melayani dan menginformasikan segala sesuatu pada tamu. Inilah petugas yang masuk dalam jajaran front office:
a. Bellboy
Bellboy (greeter) menjadi garda terdepan dari departemen front office. Bellboy bertanggung jawab untuk membantu mengeluarkan barang-barang yang dibawa tamu dari bagasi kendaraan.
Selain itu, bellboy bertugas mendampingi tamu menuju meja resepsionis untuk check in. Hingga kemudian mengantarkan tamu ke kamar.
Ketika tamu bersiap untuk check out, bellboy juga bertugas membantu mengambil dan membawakan barang bawaan tamu, dari kamar hingga bagasi kendaraan.
Meski terlihat mudah, tetapi bellboy juga dituntut untuk tetap ramah dan santun dalam melayani tamu. Karena bellboy masih menjadi bagian dari front office, garda depan.
b. Front Desk Attendant
Front desk attendant atau yang lebih dikenal dengan sebutan resepsionis adalah pusat semua informasi di hotel. Resepsionis adalah jembatan antara pihak hotel dengan tamu.
Ketika tamu membutuhkan sesuatu yang dilaporkan lewat resepsionis, maka dialah yang kemudian meneruskannya ke departemen lain yang terkait. Termasuk ketika departemen tertentu membutuhkan informasi terkait seorang tamu dalam pelayanannya, maka resepsionis juga yang akan dihubungi.
Skill utama yang wajib dimiliki oleh seorang resepsionis adalah ramah, santun disertai jiwa melayani. Mengingat tugas utamanya yaitu menangani proses check in dan check out tamu beserta pembayaran dan semua alur setelahnya.
Pelayanan prima dari front desk attendant inilah yang membuat tamu akan tertarik untuk mengunjungi hotel kembali, bahkan merekomendasikannya ke orang lain.
c. Operator
Operator adalah sentral dari telekomunikasi via telepon. Semua panggilan masuk ke hotel, diterima oleh operator untuk selanjutnya diteruskan kepada departemen mana pun yang bersangkutan.
d. Guest Relation Officer (GRO)
Guest Relation Officer memiliki tugas yang sama dengan resepsionis. Hanya saja, GRO ini melayani tamu khusus. Misalnya tamu yang membutuhkan perlakuan khusus VIP, repeater dan lainnya.
e. Bell Driver
Skill utama seorang bell driver adalah mampu menyetir kendaraan bermotor, mobil dan di atasnya. Sehingga wajib sudah memiliki SIM A. Karena salah satu tugasnya adalah mengantar dan menjemput tamu hotel.
f. Night Audit
Night audit memiliki tanggung jawab dalam memeriksa dan memverifikasi transaksi di hari tersebut, sebelum closing. Di dalamnya juga berisi informasi penting untuk departemen marketing, seperti occupancy, daily revenue hingga ARR.
2. Security Department
Selain FO, security juga menjadi garda depan di hotel. Security yang biasa ditemui oleh para tamu untuk menanyakan ke mana ia harus melakukan sesuatu ketika memasuki area hotel.
Security juga yang bertanggung jawab menjaga keamanan tamu selama 24 jam non stop. Mulai dari menjaga pintu masuk atau pun keluar, berpatroli hingga pemantauan di kamera pengawas.
Bahkan, security juga yang biasanya menjadi tempat laporan kehilangan terutama di area parker kendaraan. Security akan bekerja bersama divisi lain terkait laporan kehilangan barang milik tamu di hotel.
Meski security terkesan tegas atau keras, tetapi mereka juga tetap ramah dan santun dalam melayani tamu.
Baca juga : SOP Security Hotel dalam Berbagai Kasus [LENGKAP] + INFO GAJI
3. Personalia / HRD Department
Meskipun bukan garda depan dalam pelayanan tamu, tapi departemen personalia (HRD) memiliki tanggung jawab yang besar. Karena visi pentingnya dalam menemukan “right man to the right place”.
Bagian HRD-lah yang dituntut untuk merekrut, memfilter dan menjaga kualitas SDM (Sumber Daya Manusia) yang bekerja di hotel. HRD juga yang nantinya membantu penyelesaian masalah karyawan hotel.
4. Housekeeping Department
Housekeeping memiliki tanggung jawab di hotel dalam hal perawatan, pembersihan, menjaga hingga pemeliharaan semua kamar. Selain itu juga membersihkan area atau halaman di luar gedung yang masih termasuk kawasan hotel.
Dalam menjaga kenyamanan dan kebersihan area hotel bagi para tamu, housekeeping memiliki beberapa divisi, yaitu sebagai berikut:
a. Public Area Section
Bertanggung jawab dalam menjaga kebersihan semua ruang publik, baik indoor atau outdoor. Meliputi lobby, restroom, hingga restoran.
b. Room Section
Bertanggung jawab langsung terhadap kamar tamu. Baik kebersihannya, kelengkapan amenities hingga kondisi semua benda di dalam kamar.
c. Laundry & Linen Section
Inilah petugas yang akan menyiapkan seragam bersih untuk karyawan, menerima jasa laundry untuk tamu, hingga mencuci linen yang kotor.
d. Recreation and Swimming Pool Section
Bertanggung jawab dalam kebersihan area rekreasi (seperti taman misalnya) dan air kolam renang di hotel.
e. Gardener and Florist Section
Untuk bagian gardener tugasnya merawat semua tanaman yang ada di hotel. Sedangkan florist hanya menyediakan dan merangkai bunga-bunga segar untuk dekorasi di hotel.
5. Marketing Department
Tugas departemen marketing sangat berpengaruh pada keberlangsungan hotel. Merekalah yang mengundang para tamu dengan promosi semenarik mungkin.
Departemen marketing menjadi pusat pemasaran hotel yang akan memastikan tamu terus berdatangan dan meningkat per tahunnya.
Mereka juga yang lebih sering mengadakan kunjungan kerja ke luar kota hingga luar negeri. Guna kepentingan promosi, untuk memenuhi target bulanan dan tahunan di hotel.
6. Food and Beverage Department
Departemen F&B bertanggung jawab terhadap semua hal yang berhubungan dengan makanan dan minuman untuk tamu. Mulai dari menyediakan, mengolah hingga melayani. Maka dari itulah, di departemen F&B dibagi menjadi 2 bagian yaitu:
a. F&B Product
Petugas inilah yang bekerja di dapur untuk mengolah semua bahan pangan mentah menjadi makanan siap santap, dari mulai appetizer, main couse hingga dessert. Selain itu, F&B product juga bertugas meracik minuman sesuai pesanan tamu.
b. F&B Service
F&B service selalu bertemu langsung dengan tamu di restoran hotel. Merekalah yang menyambut tamu yang masuk ke restoran, kemudian menerima pesanannya.
Selanjutnya, F&B service akan menyampaikan pesanan tamu ke dapur atau petugas F&B product. Setelah siap, F&B service yang akan mengantarkan sendiri, makanan dan minuman tersebut ke tamu.
7. Engineering Department
Departemen engineering bertanggung jawab dalam perawatan dan pengecekkan rutin serta memperbaiki kerusakan pada semua alat dan mesin di hotel. Ketika ada alat atau mesin yang membutuhkan penggantian komponen misalnya, para engineer yang melapor ke bagian purchasing lewat purchase order.
Biasanya, tamu akan melapor ke bagian FO atau housekeeping yang mereka temui, jika ada kerusakan dari peralatan atau barang di hotel yang akan digunakan. Barulah petugas tersebut yang meneruskan laporan kerusakan ke bagian engineering untuk segera ditindaklanjuti.
8. IT Department
Untuk hal-hal yang berkaitan pada situs resmi hotel termasuk jika ada maintenance, aplikasi khusus dan semua hal tentang sistem informasi, departemen IT inilah petugasnya.
Departemen IT juga akan sering berkoordinasi dan bekerja sama dengan bagian engineer, seperti dalam aplikasi khusus yang bermesin. Meski tak terlihat siapa petugasnya, tetapi kerja mereka nyata dalam menjaga kelancaran operasional di hotel.
9. Accounting Department
Bertanggung jawab dalam mengelola segala urusan administrasi dan keuangan di hotel. Mulai dari menerima uang sebagai pemasukan hotel, pengawasan anggaran, pengelola penggunaan uang dari semua departemen atau pengatur pengeluaran hotel.
Departemen accounting dituntut untuk bisa mengatur pengeluaran sesuai prioritasnya dan mampu menjaga cash flow hotel.
Selain itu, bagian accounting juga harus menjaga catatan semua transaksi dan aliran keuangan sebagai hotel revenue dalam laporan bulanan.
10. Purchasing Department
Departemen purchasing bertugas dalam pengadaan barang untuk semua divisi, guna kepentingan operasional hotel. Mulai dari pengecekkan stok, pembelian barang sesuai purchase request, memastikan kualitas barang yang dibeli hingga pelaporan catatan pembelian ke bagian accounting.
Departemen purchasing hanya akan melakukan pembelian barang setelah persetujuan dari accounting yang merupakan pengelola anggaran.
Bagi Anda yang tertarik untuk menempati salah satu posisi di room division hotel sekarang ini ada banyak sekali tempat kursus sekaligus mencetak tenaga kerja yang terampil di bidang perhotelan.
Ada beberapa pilihan program belajar yang bisa di ambil dalam 3 bulan dengan proporsi 30% teori dan 70% praktek, kemudian 6 bulan berikutnya bisa langsung mengikuti job training industri hotel secara langsung. Bagaimana, Menarik bukan?!
Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.