Purchasing adalah bagian dari department Finance and Accounting Department yang memiliki tugas berinteraksi langsung dengan pihak ketiga untuk urusan perbelanjaan barang atau amenities baik itu di hotel, restoran ataupun perusahaan.
Adapun purchasing ini masih terbagi lagi dalam beberapa posisi jabatan ada purchasing staff, officer, manager, ga dan sebagainya. Meskipun sekarang ini proses pembelian barang bisa dilakukan secara online via e-pruchasing namun bagian ini tetap menjadi team krusial karena akan menjadi representatif perusahaan.
Berikut ini adalah pembahasan mengenai materi purchasing lengkap dengan tugas, struktur organisasi jabatan dan informasi gaji yang diperoleh.
Pengertian Purchasing
Kata purchasing sendiri berasal dari Bahasa Inggris yang artinya “pembelian”, purchasing ini tentunya posisi jabatan yang harus ada dalam dunia industri bisnis.
Khusus untuk di hotel, purchasing bertugas dalam pengadaan barang dengan mencari supplier yang nantinya bisa bekerja sama dalam memenuhi kebutuhan operasional hotel tiap waktu.
-
Purchasing Staff
Staff purchasing adalah posisi jabatan yang bertugas untuk membeli sesuatu perlengkapan yang dibutuhkan oleh seluruh departemen dalam sebuah perusahaan.
-
Purchasing Manager
Purchasing Manager adalah posisi jabatan yang bertanggung jawab untuk melakukan planning dan inventory control terhadap barang / kebutuhan perusahaan.
-
Purchasing Officer
Purchasing officer adalah posisi jabatan yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan dokumen pengadaan barang seperti invoice, faktru maupun purchase order.
-
Purchasing General Affair
Purchasing General Affair adalah posisi jabatan yang bertugas mengurus segala persediaan rumah tangga perusahaan untuk tujuan meningkatkan produktivitas dan operasional sehingga bisa lebih optimal
Alur Pengadaan Barang
Dimulai dari purchase request atau market list atau data permintaan pembelian/pengadaan dari semua departemen. Berkas purchase request tersebut harus sudah disetujui dengan adanya tanda tangan manajer departemennya. Pastikan juga sudah mendapat persetujuan atau checklist dari bagian cost control.
Berkas purchase request kemudian diserahkan ke bagian/divisi purchasing. Untuk mengatasi kemungkinan terjadi double order maupun sebagai langkah agar tidak boros, purchasing harus memilah barang yang diorder dan yang tidak.
Purchasing melakukan transaksi pembelian barang kepada supplier yang ditunjuk (sudah ada kesepakatan). Selanjutnya, pihak supplier atau vendor mengantar barang sesuai yang diorder kepada hotel tersebut.
Ketika barang sudah dikirim dan diterima oleh receiving, barulah purchase order dicetak. Pihak receiving bernaung di bawah departemen purchasing. Kemudian, receiving segera mengunggah bukti penerimaan barang dan posting penyerahan ke departemen purchasing. Termasuk semua invoice yang merupakan bukti pemesanan barang dari semua supplier atau vendor.
Jobdesk Purchasing Staff
Ada banyak tugas yang dilakukan di departemen purchasing hotel, baik staf maupun manajer. Berikut adalah tugas-tugas staf purchasing:
- Membantu mengumpulkan data pada sistem permintaan pembelian yang efisien, total pembelian barang dan waktu pengirimannya.
- Membantu manajer dalam membeli dan melakukan pembelian ulang untuk kebutuhan operasional hotel.
- Membantu mengumpulkan penawaran barang yang ada di persediaan dan yang tidak sesuai dengan permintaan, termasuk menyeleksi supplier sebagai pembanding.
- Menjalin relasi dan menjaga hubungan baik dengan supplier atau vendor serta memastikan nama baik hotel terjaga.
- Melakukan tugas administrasi di purchasing seperti melengkapi form, mengecek purchase request atau invoice order, memintakan tanda tangan manajemen hingga mengarsipkan berkas penting.
- Membantu mengarsipkan surat perintah pembelian barang.
- Ikut serta dalam menjaga kebersihan kantor dan seluruh area sesuai dengan SOP atau standar kebersihan yang sudah ada.
Jobdesk Purchasing Manager
- Membuat formulasi dan arah dalam penerapan kebijakan serta strategi pembelian.
- Bertanggung jawab terhadap berkas pembelian, seperti purchase request / order, store requiestion, bin card dan sebagainya, yang harus sesuai dengan SOP yang berlaku.
- Pengembangan dan implementasi anggaran pembelian tahunan.
- Pengumpulan data sistem permintaan pembelian paling efisien, ketepatan waktu pengiriman dan meyakinkan total pembelian barang.
- Mencari dan menemukan supplier atau vendor yang paling sesuai, tepat waktu dan ekonomis.
- Koordinasi dan penyelesaian purchase request dan menemukan harga beserta syarat pembelian, untuk kemudian diserahkan ke bagian accounting manager atau financial controller sampai general manager dan meminta persetujuan.
- Menghubungi dan distribusi surat perintah pembelian ke supplier atau vendornya, sedangkan untuk tanggal pengiriman nantinya dibahas lebih lanjut.
- Melakukan pembelian dan pembelian ulang atas seluruh kebutuhan operasional di hotel.
- Pengumpulan penawaran semua barang baik di persediaan dan yang tidak sesuai dengan permintaan. Dilakukan setelah penyeleksian minimal 3 supplier sebagai bahan pembanding.
- Koordinasi dan memberi berkas pada accounting terkait surat pembelian, tagihan dan lainnya yang berhubungan.
- Bertanggung jawab atas sistem penerimaan dan penyimpanan barang sesuai SOP yang ada.
- Pengarsipan surat perintah pembelian dan berkas penting lainnya.
- Penetapan harga sesuai dengan penawaran, daftar harga jual, permintaan lelang dan lainnya.
- Mendukung pencapaian g.o.p lewat sistem pembatasan biaya yang ditetapkan.
Jobdesk Purchasing Officer
- Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Melakukan negosiasi harga atas material dan kualitas barang yang dibutuhkan
- Memastikan tanggal pengiriman barang yang dipesan
- Berkoordinasi dengan supplier tentang kelengkapan dokumen pemesanan barang
- Berkoordinasi dengan PPIC dan pihak gudang mengenai jumlah material yang akan dipesan
- Bersedia melakukan pembelian barang ke lapangan (keluar kota)
- Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang (inventory)
- Mengelola pengadaan barang secara sistematis dan terkontrol
- Bekerjasama dengan department lain untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan
- Menyeleksi rekanan dalam pengadaan barang sesuai kriteria perusahaan
- Memastikan ketersediaan barang melalui sistem audit/control stock
Jobdesk Purchasing General Affair (GA)
- Melakukan pengadaan, pendataan dan perawatan aset perusahaan
- Membuat laporan anggaran dan pembayaran yang diperlukan untuk pengadaan barang
- Bertanggung jawab terhadap pembelian dan pembayaran rutin dengan rekanan
- Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan
- Menjalin komunikasi dengan divisi lain
Skill yang Dibutuhkan Seorang Purchasing
Meskipun jobdesk purchasing terlihat mudah, akan tetapi juga diperlukan beberapa kemampuan atau skill yang wajib dimiliki, di antaranya sebagai berikut:
1. Komunikasi
Skill utama dan wajib dimiliki oleh bagian purchasing adalah ilmu komunikasi yang baik. Purchasing staff memiliki tugas ke dalam dan ke luar.
Artinya, secara internal, purchasing staff setiap harinya akan berinteraksi dengan departemen lain, terutama untuk masalah pengadaan barang dan hal-hal yang berkaitan dengannya.
Secara eksternal, staf purchasing adalah garda terdepan yang mewakili perusahaan maupun hotel, dalam proses pembelian barang kepada pihak supplier atau pun vendor. Ketika komunikasi seorang staf purchasing itu buruk atau kurang, akan langsung dinilai kurang baik oleh pihak ketiga.
Dengan komunikasi juga, hubungan kerja sama antara perusahaan atau hotel dapat tercipta dan terjaga dengan baik.
2. Relasi (Networking)
Jika sudah memiliki komunikasi yang baik, tentunya seorang staf purchasing bisa menerapkannya langsung untuk membangun jaringan (networking). Buatlah relasi sebanyak-banyaknya dan seluas-luasnya dengan para supplier atau pun vendor khususnya.
Apalagi kebutuhan barang setiap departemen itu berbeda-beda. Contohnya departemen back office yang membutuhkan alat tulis, sedangkan food and beverage lebih membutuhkan supplay bahan makanan dan minuman.
Inilah poin pentingnya relasi. Seorang staf purchasing tidak hanya memiliki satu supplier atau vendor yang digaetnya. Akan butuh beberapa pihak ketiga yang nantinya akan bekerja sama dalam memenuhi kebutuhan operasional perusahaan atau hotel.
3. Negosiasi
Tugas utama departemen purchasing adalah pembelian barang dari supplier atau pun vendor. Maka dari itu, selain komunikasi yang baik, skill dalam bernegosiasi juga diperlukan oleh seorang purchasing.
Staf purchasing harus pandai-pandai dalam menego harga barang yang ditawarkan oleh supplier maupun vendor. Jangan sampai terjebak dalam satu angka. Angka (nilai) yang ditawarkan harus bisa direview dan bandingkan dengan supplier atau vendor lainnya.
Kemampuan bernegosiasi akan menguntungkan perusahaan atau hotel itu sendiri. Karena tentu bisa menekan cost product atau biaya pembelian.
4. Document Filling
Selain ketiga skill tersebut, satu lagi kemampuan yang juga harus dimiliki oleh seorang staf purchasing adalah document filling. Akan ada banyak berkas atau dokumen penting di departemen purchasing.
Misalnya purchase request atau invoice order. Maka dari itu staf purchasing harus bisa tertata dan rapi dalam hal administrasi. Termasuk dalam mengarsipkan dokumen penting yang tidak boleh hilang, tercecer atau rusak.
5. Mengoperasikan Komputer dan Ms. Office
Basic skill yang harus dikuasai oleh seorang purchasing tentu harus bisa mengoperasikan dengan baik, khususnya bagian purchasing officer. Selain itu untuk merekap segala bentuk pendataan pembelian barang maka juga harus mampu mengoperasikan Microsoft Office.
6. Paham Perpajakan
Dalam melakukan pengadaan barang, maka tentu saja ada pajak yang harus dibayarkan. Oleh karena itu penting bagi seorang purchasing untuk paham tentang perpajakan, berapa yang harus dibayar dan kemana pajak tersebut bisa dibayarkan.
Kualifikasi Seorang Purchasing
Bagi Anda yang sedang mencari lowongan kerja untuk posisi jabatan bagian purchasing, maka kualifikasi perusahaan yang dibutuhkan biasanya meliputi :
- Memiliki kemampuan yang baik dalam bidang negosiasi
- Memiliki pengalaman pembelian di modern market
- Mampu mengoperasikan aplikasi komputer seperti Ms.Office dan aplikasi Inventory
- Mampu bekerja secara individu dan kelompok
- Dapat bekerja dengan cepat
- Jujur dan komunikatif
Gaji Seorang Purchasing
Terakhir adalah masalah gaji departemen purchasing, tidak jauh berbeda dengan divisi lainnya. Para staf purchasing mendapatkan gaji rata-rata 3,5 – 5 juta per bulan. Begitu juga dengan gaji purchasing office dan purchasing general affairs.
Sedangkan untuk manajer purchasing bisa mengantongi 5 – 7 juta per bulan. Gaji purchasing juga tergantung besar kecilnya perusahaan atau hotel dan akan berbeda di setiap kota.
Jadi demikianlah pembahasan mengenai bagian purchasing perusahaan baik hotel, perusahaan ataupun industri lainnya. Posisi ini merupakan posisi krusial karena tugasnya dalam melakukan pengadaan barang harus benar-benar terkontrol dan tersistem dengan baik.
Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.