Receiving Hotel – Dalam lingkup kerja perhotelan, untuk dapat menjalankan seluruh operasional hotel dengan baik memang dibutuhkan banyak devisi yang menangani tugas tertentu. Adapun untuk masalah pengadaan barang sendiri ada namanya receiving section dimana secara umum bagian inilah yang akan menyortir keluar masuk barang secara menyeluruh.
Untuk dapat menempati formasi ini, maka biasanya dibutuhkan seorang ahli akuntansi karena mereka akan bekerja dengan banyak data termasuk data stok barang, kwitansi, faktur maupun laporan pengadaan barang.
Bagi Anda yang tertarik dengan bagian receiving hotel seperti apaa tugasnya dan bagaimana proses dalam penerimaan barang simak ulasan berikut ini ya!
Pengertian Receiving Hotel
Dengan kata lain bagian receiving menjadi pintu masuk utama barang yang dipesan oleh pihak hotel untuk kemudian di perhatikan kuantitas, kualitas dan juga nominal harga barang apakah sudah sesuai dengan market list atau purchase order.
Pengertian Receiving Hotel Menurut Para Ahli
- Menurut Bartono, (2005 : 70) : Staff Receiving berkewajiban untuk menerima, memeriksa barang, atau bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh pemasok atas pesanan dari bagian pembelian.
- Menurut Endar Sugiarto, dkk (1997 : 5) : “Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk kepada para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana”.
Fungsi Receiving Hotel
Petugas receiving hotel memiliki fungsi vital karena diharapkan mampu membatasi tindakan-tindakan yang bisa keluar dari tujuan awal perusahaan, sehingga rencana yang dibuat sejak awal bisa tetap berjalan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
Dalam proses pengontrolan ini dibutuhkan ketelitian yang cukup ekstra, karena petugas receiving hotel harus bisa terus menerus melakukan perencanaan perbaikan untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan efisien dalam hal pengeluaran hotel.
Tugas Receiving Hotel
Untuk bisa mendapatkan hasil maksimal, maka seorang receiving hotel tentunya harus menjalankan tugas atau peran dalam pengadaaan barang diantaranya seperti :
- Menerima keseluruhan barang yang tiba di hotel bersama dengan kuitasi/faktur/tanda terima apakah sudah sesuai purchase order sebagai acuan
- Mengecek dan membandingkan kualitas barang yang diterima sesuai standart purchase spesification (SPS)
- Jika terdapat barang yang tidak memenuhi standar kualitas, bisa dicatat pada memorandum invoice untuk diberitahukan kepada pihak vendor
- Memberikan stempel disetiap faktur untuk menandakan bahwa barang sudah diterima sesuai pesanan
- Membuat receiving report atas seluruh barang yang tiba di hotel, kemudian memindahkannya ke daily receiving sheet untuk di distribusikan ke bagian Cost Control
- Meneruskan informasi barang yang sudah datang ke Storekeepers agar barang segera dipindahkan ke area Receiving Clerk
Jenis Item yang Diterima Receiving Hotel
Berikut ini beberapa item yang biasa diterima oleh petugas receiving hotel, diantaranya adalah :
1. Groceries
- Bahan makanan yang tahan lama seperti kopi, gula, tepung, makanan kaleng, dll
- Bahan makanan yang mudah rusak seperti sayuran, buah-buahan, ikan, daging segar, dll
2. Bahan Minuman
3. Bahan Persediaan dan Asset
Prosedur Penerimaan Barang
Ketika pihak hotel menginformasikan ada kebutuhan pengadaan barang, maka ada prosedur yang harus dilajalankan oleh petugas receiving seperti :
- Department purhcasing akan melakukan pembelian barang dan memilih supplier sesuai dengan Purchase Requistion dan Market List kemudian diproses menjadi Purchase Order (PO)
- Pihak Supplier akan mempersiapkan barang sesuai pesanan dan akan segera dikirim ke Hotel
- Purchase Order yang sudah di proses akan diserahkan ke bagian Cost Control untuk diperiksa terkait harga, kualitas, jenis barang.
- Jika disetujui maka Purchase Order akan ditanda tangani dan diserahkan ke bagian Receiving
- Bagian Receiving akan memeriksa Purchase Order untuk mengetahui barang apa yang akan dia terima
- Supplier akan datang ke hotel membawa seluruh barang pesanan dilengkapi dengan faktur yang akan diserahkan ke bagian receiver
- Apabila terjadi ketidaksesuaian barang, maka receiver berhak menolak barang tersebut
- Jika barang sudah sesuai dengan Purcahse Order, seluruh faktur bisa langsung di tanda tangani receiver dan distempel untuk kemudian diserahkan ke supplier untuk ditukarkan saat kontra bon
- Barang yang diterma akan langsung di informasikan ke bagian kitchen, Store atau POMEC
- Kemudian receiver akan membuat receiving report rangkap 3 yang akan disatukan dengan Purcahse Order dan faktur
- Terakhir Purchase Order, Faktur dan Receiving Report akan diserahkan ke Account Payable untuk diprses sebagai bukti pengakuan hutang usaha
Jadi itulah pembahasan lengkap mengenai pengertian receiving hotel, apa saja fungsi dan tugasnya serta seperti apa proses penerimaan barang mulai dari tahap pemesanan sampai pemenuhan barang. Semoga bermanfaat!
Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.