Prosedur Check Out Hotel Secara Langsung [Penanganan Tamu]

Prosedur check out hotel menjadi salah satu penanganan tamu yang harus benar-benar diperhatikan oleh semua staff yang bekerja karena akan memberikan last impression sebelum para tamu meninggalkan hotel.

Adapun perlakuan untuk tamu personal (perseorangan), rombongan ataupun tamu pejabat VIP sebenarnya tidak jauh berbeda. Check in tersebut harus harus dilakukan secara tepat waktu atau tidak boleh dipercepat.

Tetapi dalam kondisi tertentu para tamu juga bisa menggunakan haknya untuk melakukan late check out atau express check out namun dengan syarat dan ketentuan yang telah disetujui.

Pelayanan hotel yang prima akan memberikan kesan yang baik oleh tamu sehingga bisa kembali lagi untuk menginap dikemudian hari ataupun mau merekomendasikannya ke orang lain. Untuk itu, inilah beberapa bentuk prosedur penanganan check out tamu di hotel secara langsung ataupun sebelum waktunya.

Daftar Isi

1. Prosedur Penanganan Check Out Tamu Perorangan

Berikut ini adalah kondisi jika yang menginap di hotel adalah tamu personal atau individu, inilah prosedur penangan check out untuk tamu personal.

Tamu biasanya akan memberitahukan kepada petugas front office atau bell desk, ketika dirinya akan check out.
Catatlah identitas si tamu tersebut, nama dan nomor kamar, lalu periksalah ke database di komputer. Kemudian, hubungi bellboy untuk mengambil barang bawaan tamu di kamarnya. Koordinasikan juga dengan operator telefon, room service dan housekeeping. Tujuannya agar semua petugas terkait ikut memperhatikan tamu selama dia bertransaksi di departemen-departemen tersebut, serta memberitahukannya ke front desk. Sehingga nantinya semua transaksi tamu selama menginap di hotel, tercatat lengkap.
Bellboy menuju ke kamar tamu tersebut. Ketuk atau menekan bel, maksimal 3x dan tunggu sampai pintu dibuka. Jangan lupa untuk mengucapkan “bellboy please”.
Bellboy tetap harus mengutamakan salam, senyum dan sopan untuk kemudian menyampaikan bantuan yang akan diberikan kepada tamu yang akan check out. Bantulah tamu memeriksa semua sisi kamar dan kamar mandi, dari kemungkinan barang tertinggal. Periksa mini bar dan sampaikan pada front desk, barangkali ada minuman yang berkurang.
Bellboy mematikan TV, semua lampu, mengunci kamar dan membawanya keluar. Untuk hotel dengan sistem “key card”, room boy yang akan mencabut kunci dari panel power listrik di kamar. Dengan sistem key card, semua alat elektronik akan mati.
Bellboy mengantar tamu ke lift dan mempersilakannya untuk masuk dahulu. Bantulah tamu dalam membawa barang-barangnya.
Persilakan tamu keluar dari lift dahulu, lalu arahkan ke meja resepsionis.
Resepsionis menghubungi beberapa departemen terkait, seperti room service, housekeeping hingga restoran (kasir di bar). Untuk memastikan bill tamu tersebut, yang mungkin belum dikirimkan ke resepsionis. Sehingga semua biaya selama menginap di hotel telah selesai dan tercatat lengkap, sebelum tamu meninggalkan hotel.
Sesampainya tamu dan bellboy di meja resepsionis, petugas yang ada di situ harus tetap menjaga keramahtamahannya. Konfirmasikan nama dan nomor kamar tamu tersebut.
Resepsionis membuat bill tamu menjadi nol dan mengunggah ke sistem pencetak. Serahkan tanda lunas pembayaran ke tamu dan mintalah untuk meneliti (mengeceknya) kembali.
Setelah tamu memeriksa bill dan sudah benar, terimalah pembayaran personal bill, tandatangani master billnya dan lampiri voucher.
Ketika tamu menyerahkan kunci kamarnya, tanyakan kembali untuk memastikan kemungkinan surat atau pesanan yang tertinggal. Apabila hotel Anda menyediakan safe deposit box, pastikan kembali pada tamu, kemungkinan ada barang yang tertinggal.
Untuk resepsionis, ucapkan terima kasih dan selamat jalan kepada tamu yang telah berkunjung tersebut.
Bellboy mengantar tamu ke main entrance dan membantu membawa barang-barangnya, termasuk yang ada di safe deposit box.
Selanjutnya, doorman dengan ramah, membantu pintu kendaraan dan mempersilakan tamu untuk masuk ke dalamnya, di main entrance.
Bellboy memasukkan semua barang tamu ke bagasi kendaraan dan memintanya untuk memeriksa kembali. Bellboy mengucapkan terima kasih dan selamat jalan kepada tamu.

2. Prosedur Penanganan Check Out Tamu Rombongan

Namun jika tamu yang menginap adalah jenis tamu rombongan, maka berikut ini penanganan check out yang biasa dilakukan.

Sehari sebelum rombongan check out, ketua rombongan (tour leader) akan menginformasikan hal ini kepada front desk, termasuk jamnya.
Setelahnya, front desk menginfokan kepada departemen-departemen terkait, sehingga bisa berkoordinasi dan mempersiapkan untuk pelayanan kepada rombongan yang akan check out
Saat waktu check out tiba, bell captain dan rooming list yang memimpin beberapa bellboy untuk menuju kamar anggota rombongan dan mengangkut barang tamu.
Bellboy menuju ke kamar tamu, mengetuk atau menekan bel, maksimal 3x dan menunggu sampai pintu dibuka. Jangan lupa ucapkan “bellboy please”.
Dengan santun, bellboy menyampaikan bantuan yang akan diberikan. Bantulah tamu memeriksa semua sisi kamar dan kamar mandi, dari kemungkinan barang tertinggal. Periksa juga mini bar dan sampaikan pada front desk, barangkali ada minuman yang berkurang.
Bellboy mematikan semua listrik dan perangkat listrik lainnya, mengunci kamar dan membawa kuncinya. Laporkan kepada bell captain. Bellboy tidak perlu semuanya mengantar rombongan sampai ke lobby.
Resepsionis menghubungi departemen lain yaitu room service, housekeeping dan restoran, untuk menanyakan dan mengonfirmasi jikalau masih ada tagihan dari salah satu anggota rombongan. Resepsionis meminta departemen-departemen tersebut untuk segera mengirimkan bill makanan ekstra yang mungkin baru dikonsumsi anggota.
Sesampainya rombongan di meja resepsionis, petugas menyapa dengan sopan. Tanyakan nomor kamar para tamu dan minta personal bill Unggah bill ke folio tamu untuk dicetak, serahkan ke tamu dan mintalah untuk diteliti kembali sebelum membayar. Jika rombongan sudah membayar dan kunci kamar telah diserahkan, tanyakan kemungkinan surat atau pesan yang tertinggal.
Mintalah ketua rombongan menandatangani master bill sesuai voucher yang dilampirkan pada bill.
Resepsionis mengucapkan terima kasih, harapannya untuk kembali dan selamat jalan kepada rombongan.
Pastikan barang tamu di safe deposit box telah dikeluarkan.
Ketua rombongan dan bell captain memeriksa jumlah barang semua anggota, sebelum diserahkan ke pengantar rombongan.
Dengan santun, doorman membuka pintu kendaraan di main entrance.
Bell captain mengucap terima kasih, harapannya untuk kembali dan selamat jalan kepada rombongan.
Setelah semua anggota masuk ke kendaraan, doorman menutup pintu dan mengucapkan selamat jalan.

3. Prosedur Penanganan Express Check Out

Express check out adalah salah satu bentuk pelayanan hotel untuk memudahkan tamu meninggalkan hotel dengan cepat. Biasanya express check out ini bisa dilakukan apabila tamu memiliki deposit atau kartu kredit sebagai jaminan.

Adapun prosedur penangann express check out tamu hotel sebagai berikut :

Tamu yang menginap sudah menyetujui dan menandatangani slip kartu kredit sehari sebelum tanggal keberangkatan (check out)
Tamu mengisi formulir express check out yang telah disediakan pihak hotel
Tagihan yang diberikan akan diberikan sehari sebelum keberangkatan dan harus ditandangani tamu
Tagihan tersebut akan disimpan dalam amplop khusus
Ketika hari keberangkatan, tamu bisa langsung meninggalkan hotel dan menghubungi bagian resepsionis
Jika ada tambahan tagihan, maka akan dibebankan ke kartu kredit tamu yang akan disimpan sampai kedatangan berikutnya

4. Prosedur Penanganan Late Check Out

Late check out adalah jadwal keberangkatan tamu yang sudah melewati waktu ketentuan dari pihak hotel. Dalam kondisi ini apabila terjadi late check out maka prosedur yang berlaku seperti berikut :

Pihak hotel akan menghubungi tamu untuk memastikan jam keberangkatan. Karena aturan hotel sendiri paling lambat tamu harus meninggalkan kamar hotel pukul 13.00
Pihak hotel juga harus memberitahukan adanya tambahan biaya kepada tamu sebesar 50% sampai dengan 100% apabila lebih dari jam 18.00 sesuai aturan yang berlaku
Memeriksa apakah kamar yang digunakaan akan ditempati oleh tamu berikutnya atau tidak
Menginformasikan kepada bagian housekeeping apabila terjadi late check out
Tamu memberikan pelayanan penitipan barang tamu di luggage store hingga tamu meninggalkan hotel
Apabila tamu sudah tidak menempati kamar, maka housekeeping akan mengecek apakah masih ada barang tamu yang tertinggal. Jika iya maka akan diserahkan ke bagian resepsionis

Hal Yang Harus Dipersiapkan Sebelum Tamu Check Out

Ada beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh pihak hotel sebelum tamu meninggalkan hotel, diantaranya adalah :

1. Guest Bill

Guest bill atau tagihan tamu harus dipersiapkan seawal mungkin terutama jika lawa lama waktu tamu check-in dan check-out sudah diketahui. Guest bill ini meliputi tagihan laundry, restoran, maupun pengeluaran tamu lainnya selama menginap.

2. Alat Transportasi

Untuk memaksimalkan pelayanan, pihak hotel ada baiknya juga menyediakan perjalanan tamu jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya saja pihak hotel menawarkan kepada tamu sebelum check-out apakah memerlukan alat transportasi untuk ke bandara, stasiun dan lain sebagainya.

3. Koordinasi dengan departemen lain

Karena dalam sebuah hotel ada beberapa department yang saling bekerjsama, maka setiap ada tamu yang akan check-out maka informasi ini bisa dibagikan kepada bagian bell captain, housekeeping, dan sebagainya untuk bisa segera menjalankan tugasnya setelah tamu check-out

4. Menunjukkan Bill

Pihak hotel khususnya bagian resepsionis harus menunjukkan bill kepada tamu agar bisa dikoreksi apabila ada kekeliruan. Hal ini memberikan kesempatan tamu untuk dilibatkan dan mengkonfirmasi apakah tagihan yang dibebankan sudah sesuai dengan pelayanan yang diterima selama menginap.

5. Meminta Kunci Kamar

Kunci kamar hotel adalah hal yang tidak boleh terlupa untuk diminta kepada tamu jika mereka sudah melakukan check-out.

Jadi itulah prosedur penanganan tamu ketika check out di hotel baik tamu personal, rombongan ataupun tamu VIP. Sebenarnya ada beberapa jenis-jenis check out yang bisa dilakukan oleh tamu bisa secara langsung, late check out ataupun express check out. Namun hal tersebut harus sesuai dengan kesepakatan dan syarat yang berlaku.

Fahri Ahmad

Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.