Prosedur Check In Hotel Singkat [Tamu Individu & Rombongan]

Prosedur check in hotel sudah menjadi rutinitas yang harus dipahami oleh bagian front office khususnya concierge dan bellboy. Karena seperti yang kita tahu bahwa bagian tersebut memiliki tanggung jawab langsung dalam pelayanan dan penanganan tamu ketika datang sampai meninggalkan hotel check-out.

Teknik dan prosedur penyambutan tamu di hotel harus dilakukan secara benar termasuk didalamnya percakapan ketika proses check in itu terjadi sehingga bisa memberikan first impression yang baik bagi tamu.  Hal inilah yang membuat tamu merasa betah selama menginap, sehingga diharapkan mereka bisa kembali lagi di lain waktu atau merekomendasikannya ke orang lain.

Para petugas yang bekerja di garda depan dalam penyambutan tamu dituntut untuk luwes dan ramah dalam mengemban tanggung jawab terutama pada proses check in hotel. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut :

Prosedur Check In Hotel

Ketika tamu memasukki hotel, Anda adalah orang kedua setelah security yang menyambutnya. Berikut adalah prosedur bagaimana tamu check in hotel:

• Jangan lupa untuk memberikan senyum, sapa dan salam kepada tamu yang datang, disertai dengan kontak mata.
• Tawarkan bantuan bagasi dan konfirmasikan jumlah barang yang dibawanya.
• Cek nama tamu dan beri label bagasi untuk pencatatan.
• Cek semua kondisi tas atau koper milik tamu sebelum diletakkan ke trolly. Jika ada sesuatu, langsung konfirmasikan ke tamu.
• Letakkan koper ke troli dan masukkan ke resepsionis, tunggulah sampai tamu selesai mendaftar kamar.
• Persilakan tamu untuk masuk terlebih dahulu saat di lift.

Mengantarkan Tamu ke Kamar

Front office khususnya staff concierge atau bell desk, akan mengantarkan tamu menuju kamar yang sudah dibooking. Nah, di sepanjang perjalanan ke arah kamar, untuk memberi kesan baik, Anda bisa sambil menjelaskan beberapa hal ke tamu. Hal-hal yang bisa dijelaskan ke tamu di antaranya adalah:

• Jam operasional hotel
• Letak kamar yang dipilih, ada di lantai dan nomor berapa.
• Promosi yang sedang berlangsung, misalnya diskon makanan di restoran hotel.
• Contohkan kepada tamu (disertai gerakan tangan) bagaimana cara membuka pintu kamar dan menutup atau menguncinya.
• Bukakan pintu, Anda bisa memegang pintu kamar sembari mempersilakan tamu untuk masuk.
• Tunjukkan bagaimana menyalakan lampu atau mengatur pencahayaan di kamar, melalui kartu kuncinya.

Menjelaskan Fasilitas Hotel

Sesampainya di kamar, ingatkan tamu tentang 2 hal penting yang seringkali terlupa, yaitu:

• Cabut kartu kunci dari slot ketika akan keluar meninggalkan kamar.
• Menghubungi front office di ekstensi 0 (nol) saat tamu membutuhkan bantuan.

Selain itu, jelaskanlah juga fasilitas yang ada di dalam kamar maupun di hotel, yang sudah menjadi hak tamu, seperti sebagai berikut:

• Meja rias dan brankas pribadi
• Tempat hair dryer
• Panel control, yang meliputi sakelar lampu, lampu pesan, alarm jam, sakelar pemanas atau kondisi udara
• Saluran TV
• Tea machine / coffee dan minuman lainnya yang tersedia
• Mini bar
• Pintu keluar kebakaran

Hal Lain yang Perlu Diperhatikan

Setelah selesai menjelaskan, jangan lupa untuk melakukan beberapa hal di bawah ini:

• Mengucapkan “Have a pleasant stay with us” kepada tamu.
• Mengecek atau memastikan pencatatan di buku kontrol check in sudah benar.
• Untuk petugas bell man, jangan lupa untuk mengambil label bagasi dari bagasi tamu dan turunkan guna proses pencatatan.

FAQ (Frequenty Asked Questions)

1. Apakah menginap di hotel harus menggunakan buku nikah?

Tidak selalu.

Aturan membawa pasangan di hotel kebanyakan bisa dilakukan dengan menyerahkan KTP untuk menunjukkan alamat yang sama dari pasangan tersebut. Namun jika status dan alamat KTP masih belum dirubah maka tamu bisa menunjukkan bukti foto pernikahan.

2. Apakah pasangan belum menikah boleh menginap di hotel?

Hal ini sangat bergantung dari kebijakan hotel terutama hotel syariah.
Namun kebanyakan hotel bisa bebas saja bermalam berdua, asalkan bisa bertanggung jawab terhadap semua yang dilakukan.

3. Apakah check in hotel harus vaksin ?

Dalam masa pemberlakuan PPKM ataupun masih di masa pandemi. Kebanyakan syarat untuk bisa menginap di Hotel memang harus bisa menunjukkan kartu vaksin resmi dari pemerintah. Jarang sekali ada hotel yang memberikan kebebasan tamu menginap tanpa menunjukkan kartu vaksin.

4. Syarat Check-in di Hotel Oyo/Reddoorz?

• Tamu harus berusia minimal 18 tahun
• Tamu wajib menunjukkan tanda pengenal yang sah (KTP/Kartu Pelajar)
• Tamu dibawah umur harus ditemani orang tua
• Hotel berhak untuk mengecek kelengkapan dan identitas tamu yang menginap 

---

Jadi itulah prosedure check-in hotel yang biasa dilakukan oleh bagian front office dalam menyambut dan melayani tamu mulai dari lobby sampai di kamar.

Prosedur check-in hotel tersebut tentu sedikit mengalami penyesuaian khususnya di masa pandemi covid-19 dimana intensitas percakapan dan kedekatan harus sedikit diperhatikan. Semoga bermanfaat!