Dalam menunjang pekerjaan kantor, biasanya perkantoran membutuhkan berupa alat-alat atau mesin dengan fungsi tertentu. Mesin-mesin kantor sangat membantu para pekerja untuk mempercepat pekerjaan dalam menyalin dokumen, mencetak file, mengirim file dan melakukan aktivitas lainnya.
Dari setiap aktivitas tersebut, kantor anda harusnya memiliki mesin-mesin tersebut sesuai dengan fungsinya. Untuk lebih jelasnya, simak pembahasan mengenai macam-macam mesin kantor sebagai berikut ini.
1. Mesin Komputer
Mesin komputer adalah mesin perkantoran yang digunakan untuk mengolah data menggunakan aplikasi-aplikasi perkantoran. Mesin komputer terdiri dari komponen perangkat keras diantaranya seperti CPU, keyboard, desktop, dan mouse yang mana dapat berjalan atas adanya prosesor.
Sementara agar bisa digunakan untuk keperluan perkantoran, mesin komputer ini memiliki software yang dapat anda temui di dalam desktop. Dengan perangkat mesin komputer, anda bisa melakukan segala keperluan perkantoran mulai dari mengetik, menghitung, mencatat, dan sebagainya.
2. Mesin Scanner
Mesin perkantoran lainnya yang sangat dibutuhkan untuk membantu pekerjaan adalah mesin scanner. Fungsi utama dari mesin scanner adalah untuk memindai dokumen atau menggandakan dokumen. Hasil pemindaian dokumen ini bisa dalam bentuk cetak maupun bentuk soft file (pdf).
Mesin scanner dirancang menggunakan teknologi laser layaknya mesin fotokopi. Mesin ini tersedia berbagai macam model. Ada yang hanya memiliki satu fungsi untuk memindai dan adapula yang satu paket dengan alat scanner, fotokopi sekaligus alat cetak dokumen.
2. Mesin Printer
Printer merupakan mesin perkantoran yang digunakan untuk mencetak dokumen ke dalam kertas. Printer mampu mencetak dokumen dalam bentuk teks, gambar, grafik, hingga data tabel. Mesin ini memiliki banyak jenisnya tergantung kebutuhan percetakan.
Adapun jenis tinta yang digunakan pada mesin ini adalah tinta bubuk dan adapula yang berbentuk cair. Berbeda dengan mesin pengganda seperti stensil dan spirit duplicator yang hanya bisa mencetak dokumen hitam putih, mesin printer mampu menghasilkan cetakan yang berwarna.
4. Mesin Fotokopi
Mesin perkantoran lainnya yang dapat digunakan untuk menyalin dokumen adalah mesin fotokopi. Sekilas, mesin fotokopi memiliki bentuk yang mirip dengan mesin risograph. Mesin ini hanya menggunakna tinta warna hitam sehingga tidak mendukung untuk mencetak dokumen berwarna.
Mesin ini mampu menyalin dokumen dalam jumlah yang banyak. Tenaga yang digunakan adalah cahaya laser, panas, hingga bahan kimia yang dialirkan menggunakan listrik. Hasil penggandaan dari mesin ini umumnya menggunakan kertas polos ukuran F4 ataupun A4.
5. Mesin Stensil
Mesin stensil adalah salah satu mesin perkantoran yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen berupa lembaran kertas. Alat ini mampu menggandakan dokumen dalam jumlah yang sangat banyak untuk sekali penggandaan.
Alat ini menjadi mesin primadona di perkantoran karena proses penggandaan dokumennya sangat cepat. Untuk hasil dokumen yang digandakan pun bisa dicetak dengan jelas karena tinta yang digunakan adalah jenis pasta.
Baca juga : 50+ Alat Perlengkapan Kantor [Penjelasan, Fungsi dan Gambar]
6. Mesin Diktafon
Mesin diktafon merupakan mesin perkantoran yang digunakan untuk merekam suara di lingkungan perkantoran. Mesin ini juga sering disebut sebagai mesin dikte yang berguna untuk mencatat surat dengan tingkat kecepatan yang cukup akurat.
Hasil rekaman suara yang dapat di dikte menjadi dokumen tertulis ini dapat dicetak menggunakan seperangkat alat diktafon ini. Akan tetapi diktafon memiliki spesifikasi mesin yang berbeda-beda tergantung kebutuhan perkantoran.
7. Mesin Spirit Duplicator
Mesin spirit duplicator merupakan salah satu mesin perkantoran yang digunakan untuk menggandakan dokumen dalam jumlah yang sangat banyak. Mesin ini hampir sama dengan mesin stensil, tetapi perbedannya terletak pada kapasitas cetak dan bahan cetak yang digunakan.
Mesin spirit duplicator menggunakan alkohol untuk melarutkan tinta cetak. Tinta cetak yang digunakan adalah lembaran karbon. Penggandaan dokumen sendiri dalam mesin ini memanfaatkan master paper yang diantaranya ada kertas biasa, kertas master berlapis karbon, kertas thermal dan kertas folio.
8. Mesin Penjilid
Mesin penjilid adalah mesin perkantoran yang dapat digunakan untuk menjilid kumpulan kertas menjadi satu buku. Mesin penjilid ini sangat membantu anda untuk mengumpulkan rekapan data, membuat modul, ataupun buku agar lebih rapi.
Ada beberapa jenis mesin penjilid dengan hasil jilidan yang bervariasi. Diantaranya mesin penjilid spiral kawat, penjilid spiral plastik, penjilid lem panas, penjilid sederhana menggunakan staples dan lakban. Mesin ini dapat dijalankan menggunakan tenaga manual atau tenaga listrik.
9. Mesin Offset
Mesin offset merupakan mesin perkantoran yang berguna untuk mencetak secara cepat dalam jumlah yang besar. Mesin offset sering digunakan untuk mencetak gambar atau susunan huruf ke dalam media kertas ukuran besar. Huruf dan gambar yang dihasilkan tentunya sudah didesain menggunakan komputer grafis.
Berdasarkan kapasitasnya, mesin ini terbagi menjadi 3 jenis yakni mesin offset kecil, sedang dan besar. Mesin ini cocok untuk menerima orderan cetak dalam jumlah ratusan hingga ribuan. Contohnya bisa untuk mencetak kartu nama, undangan nikah, amplop atau media lainnya.
10. Mesin Faksimile
Mesin faksimile merupakan mesin perkantoran yang digunakan untuk berkomunikasi jarak jauh melalui jaringan telepon. Fungsi lain dari mesin ini yakni dapat mengirimkan dokumen menggunakan teknologi sinar cahaya dan elektrik.
Mesin faksimile terdiri dari beberapa fungsi alat diantaranya seperti alat pemindai, alat pencetak, alat fotokopi serta telepon. Bahkan penggunaan mesin ini lebih praktis karena bisa dikirim dalam bentuk yang sama seperti file aslinya dan dapat dicetak kembali menggunakan mesin yang sama.
11. Mesin Ketik
Mesin tik adalah mesin perkantoran untuk mengetik dokumen dengan tenaga manual. Mesin tik dahulunya sering digunakan untuk keperluan di kantor seperti membuat surat, mengetik materi dan segala jenis dokumen dalam bentuk teks.
Namun seiring berkembangnya teknologi perkantoran, terutama penggunaan komputer dalam mengetik, mesin tik ini semakin tergeser. Bahkan kebanyakan perkantoran dewasa ini sama sekali sudah tidak menggunakan mesin tik karena kurang efektif, dimana kesalahan satu huruf tak dapat di hapus.
12. Mesin Absensi
Mesin absensi merupakan mesin yang dapat digunakan untuk absensi atau kehadiran karyawan di kantor. Tentunya anda akan sering menemui mesin ini ketika bekerja di kantor. Untuk mendeteksi kehadiran, biasanya karyawan harus melakukan deteksi wajah atau menggunakan sidik jari.
Mesin ini dapat bekerja otomatis saat sudah terhubung dengan aliran listrik. Menariknya, hasil dari absensi yang dilakukan setiap karyawan dapat direkap menjadi suatu dokumen. Dokumen ini nantinya dapat digunakan sebagai laporan bulanan serta perhitungan gaji karyawan.
13. Mesin Risograph
Mesin risograph adalah mesin perkantoran yang dapat digunakan untuk mencetak dokumen serta menggandakannya ke dalam media kertas. Salah satu keunggulan dari risograph adalah mampu mencetak atau mengcopy dokumen dengan cepat, yakni sekitar 120 lembar per menitnya.
Selain bisa menyalin dari dokumen aslinya, risograph bisa digunakan untuk mencetak langsung dari komputer menggunakan media kabel. Adapun jenis kertas yang dapat digunakan adalah HVS, A4 hingga B4 sesuai kebutuhan penggunanya.
14. Mesin Teleks
Mesin teleks adalah salah satu dari berbagai macam-macam mesin kantor yang digunakan untuk mengirim berita atau dokumen dalam jarak yang jauh. Mesin ini dilengkapi dengan alat ketik untuk mengetik teks dalam dokumen ataupun berita yang akan disampaikan kepada penerima.
Jarak yang dapat ditempuh dalam pengiriman berita menggunakan alat ini bisa antar kantor, dalam kota, dalam negeri hingga antar negara. Teknologi pengiriman teks dokumen atau berita ini menggunakan jaringan telepon, mirip dengan mesin faksimile.
15. Mesin Penghitung Uang
Mesin penghitung uang adalah mesin perkantoran yang berfungsi untuk menghitung uang dalam jumlah yang banyak secara otomatis. Mesin ini sering digunakan di lembaga keuangan seperti perbankan yang mempercepat pekerjaan seorang teller.
Mesin ini terbagi menjadi dua jenis yakni untuk menghitung uang jenis kertas dan untuk menghitung uang jenis logam. Penggunaannya cukup mudah, anda tinggal memasukkan uang ke dalam alat ini. Dengan menekan tombol “On” maka secara otomatis jumlahnya akan tampil di digital counter.
16. Mesin Penghancur Kertas
17. Mesin Router
Jadi itulah berbagai macam jenis mesin kantor yang selalu ada dan pastinya dibutuhkan untuk menunjang kinerja perusahaan baik yang skala kecil sampai perusahaan besar. Untuk dapat menggunakan mesin-mesin tersebut tentunya memerlukan training yang nantinya akan diajarkan oleh perusahaan kepada seluruh karyawan yang bekerja.
Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.