Dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini, hampir di semua sektor juga merasakan dampaknya termasuk dalam dunia perkantoran. Berbagai macam pekerjaan yang dahulu masih harus dilakukan secara manual dengan tenaga manusia kini mulai beralih dilakukan secara komputerisasi sehingga hasilnya bisa lebih efektif dan efisien.
Adapun tujuan dan manfaat teknologi perkantoran ada banyak sekali, yang paling bisa kita rasakan yaitu segala pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, praktis dan pastinya lebih menghemat biaya dan tenaga. Oleh sebab itu dengan semakin majunya teknologi perkantoran sisi positifnya juga bisa membuat perusahaan tersebut bisa berkembang dengan lebih cepat.
Nah, untuk membahas lebih detail apa itu teknologi perkantoran maka bisa simak ulasan lengkapnya dibawah ini.
Pengertian Teknologi Perkantoran
Terdiri dari dua kata yang familiar, yaitu “teknologi” yang berarti sebuah metode atau berbagai sarana yang diperlukan untuk mendukung pencapaian praktis dalam kehidupan manusia. Sedang “perkantoran” memiliki arti tempat maupun segala hal yang berkaitan dengan kantor.
Maka, bila disambungkan, pengertian dari teknologi perkantoran adalah segala prasarana teknologi (benda-benda elektronik, mesin, dan sebagainya) yang diterapkan dalam perkantoran untuk menunjang efisiensi dan kinerja professional dalam kegiatan sebuah kantor.
Pengertian Teknologi Perkantoran Menurut Para Ahli
Selain yang telah disebutkan di atas, ada beberapa pengertian teknologi perkantoran menurut para ahli. Diantaranya adalah :
- Menurut Dwi Eko Waluyo, Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirimkan dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.
- Menurut The Liang Gie, Teknologi perkantoran adalah implementasi teknologi yang dapat dijalankan secara otomatis tanpa keikutsertaan manusia kecuali hanya dengan menekan tombol, kemudian mesin akan berjalan sendiri dengan kecepatan tinggi, melakukan pembenaran dan mengontrol jalannya mekanisme sampai perintah selesai.
Tujuan dan Manfaat Teknologi Perkantoran
Tujuan yang tercapai dengan adanya sebuah teknologi perkantoran adalah terciptanya sebuah kemudahan yang akurat dengan adanya berbagai fasilitas teknologi maju dalam mengatur manajemen kantor secara efisien, mulai dari aktivitas menghimpun dan menyimpan berbagai data.
Adapun beragam manfaat vital juga terlihat mencolok dari penerapan teknologi perkantoran dalam sebuah perusahaan, sebagai contohnya memampukan pekerjaan untuk terselesaikan dengan efisien dan tak membuang waktu secara percuma.
Kemudian memberikan keamanan pada setiap data penting yang tersimpan dan yang tak kalah penting adalah meminimalisir kesalahan dalam penghimpunan sebuah data. Berkenaan dengan hal tersebut seluruh aktivitas kegiatan manajemen perusahaan keseluruhannya akan berjalan lebih efektif dan teratur.
Dampak Teknologi Perkantoran
Terdapat dua dampak yang tercipta melalui penerapan dari teknologi perkantoran, yaitu:
- Dampak positif
- Dampak negatif
Mari kita akan bersama-sama memperlajari kedua dampak ini.
Pertama ialah dampak positif. Penerapan teknologi ternyata cukup menguntungkan jalannya aktivitas bahakan menejemen sebuah perusahaan, mulai dari penghematan budget (biaya), mempermudah kerja para pegawai, serta mempermudah pengawasan dan pengendalian data.
Salah satu kelemahannya adalah besarnya biaya perawatan dan pengadaan pada mesin-mesin dan alat eletronik tertentu, dan lagi, untuk mempekerjakan seorang pegawai yang dapat dengan handal mengoperasikan alat-alat tertentu terbilang sangatlah susah.
Perkembangan Teknologi Perkantoran
Hari demi hari, berbagai jenis peralatan kantor dalam rupa barang-barang elektronik hingga mesin berangsur-angsur berubah mengikuti perkembangan zaman. Modernisasi menjadikan segala hal kian canggih, mudah, dan mengagumkan.
Contoh nyata yang terpampang jelas ialah mesin ketik. Masih ingatkah Anda akan mesin ketik jadul, di mana terbuat dari besi yang menghasilkan suara kencang setiap kali ketikan demi ketikan dibuat? Ya, mesin itu telah terlupakan, dan tergantikan dengan computer serta laptop.
Dari contoh di atas, kita dapat memahami, bahwa kemampuan berkembang suatu perusahaan, berkaitan erat dengan kemampuan mereka menyediakan segala teknologi perkantoran yang setara dengan tingkat globalisasi. Tak heran, perlombaan hari demi hari terasa begitu memanas bukan?
Contoh Teknologi Perkantoran
Untuk dapat memahaminya lebih jelas, maka kami telah merangkum contoh teknologi perkantoran yang dapat ditemukan dalam kehidupan keseharian:
1. Surat Elektronik (E-mail)
Di zaman ini, untuk menerima dan mengirimkan sebuah surat dan pesan, seseorang tak perlu lagi menggunakan jasa pos seperti dahulu, semenjak terciptanya surat elektornik atau email, setiap orang dapat mengirim surat di manapun dan kapanpun!
Surat yang tersusun di dunia maya ini memiliki fungsi menakjubkan, tak hanya pesan tulis saja, namun juga menampung berbagai jenis file seperti file audio (lagu, recording, dll) file gambar, document, dll. Email menjadi salah satu teknologi perkantoran yang sangat vital.
Berbagai perusahaan besar dunia memberikan desk job kepada para pegawainya melalui e-mail. E-mail juga menjadi salah satu sarana customer service yang dikirimkan kepada para pelanggan sebuah perusahaan untuk membantu mengatasi masalah dan kendala mereka.
2. Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi pengolah kata merupakan contoh teknologi perkantoran berikutnya. Aplikasi ini memiliki fungsi sebagai alat penulisan lembar kerja, penyimpanan dalam bentuk dokumen, hingga mendukung sampai pada proses pencetakan.
Aplikasi pengolahan kata yang paling banyak dipergunakan hampir di seluruh penjuru belahan dunia ialah Microsoft Words (bagi sistem pengoperasian Windows). Aplikasi ini memberikan opsi penulisan secara elektronik yang berujung pada kemudahan kerja pegawai.
Pegawai dapat berkerja secara efektif serta menghemat banyak waktu, ketimbang penulisan pada selembar kertas. Kerapian, keakuratan, dan pendistribusian hasil kerja juga jauh lebih mudah dan efisien dibandingkan dengan penulisan secara manual.
3. Mesin Cetak (Printer)
Tak ada satupun perusahaan dan kantor di seluruh dunia ini yang tak memiliki mesin cetak. Begitu vital-lah mesin yang satu ini. Seperti namanya, fungsi mesin ini adalah mencetak lembaran hasil kerja dari aplikasi pengolah kata dan berbagai file (yang dapat dicetak) dari perangkat elektronik.
Printer juga mampu mencetak sebuah gambar dengan baik. Mesin cetak terjual dengan banyak spesifikasi yang berbeda dari satu brand ke brand yang lain, tentunya, pemilihan juga tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan.
Saat ini, berbagai mesin cetak telah diperlengkapi dengan kemampuan scanning. Scanning merupakan proses pengambilan gambar dari sebuah dokumen (dalam bentuk lembaran kertas), yang nantinya diubah dalam bentuk file (gambar) elektronik.
4. Komputer Konferensi
Konferensi computer adalah sebuah sistem yang dipergunakan untuk mempermudah jalannya sebuah koferensi dengan jumlah pengikut banyak. Sistem ini mampu membentuk jaring yang menghubungkan banyak orang.
Orang-orang yang telah terhubung menjadi satu dalam jaringan ini, akan mampu mendistribusikan hasil kerja atau berbagai file satu sama lain dengan cepat dan secara langsung, tanpa mengenal tempat (jarak) dan waktu.
Di manapun peserta berada, mereka dapat terhubung dan berkomunikasi dengan sesama peserta, selama tetap pada satu jaringan yang sama. Selama jaringan internet tersedia, maka Anda dapat mengikuti konferensi dengan tenang dan aman.
5. Audio Konferensi
Menggunakan basis sistem konferensi, audio konferensi berfungsi untuk menghubungkan beberapa jumlah peserta dengan sebuah panggilan suara (karenanya, nama lainnya adalah panggilan konferensi).
Pada sebuah audio konferensi, para peserta memiliki opsi untuk berbicara dan mendengar. Jika sang peserta hanya bergabung untuk mendengar, maka ia hanya membutuhkan speaker. Namun, jika ia memutuskan untuk berbicara, maka peserta itu wajib menggunakan sebuah microphone.
Penghubungan ini terjadi melalui perangkat komputer dan telepon, menggunakan jaringan internet maupun panggilan telpon biasa.
6. Video Konferensi
Video konferensi menjadi begitu vital dalam sebuah jaringan komunikasi antar karyawan, karena memungkinkan terjalinnya komunikasi tatap muka dalam dunia virtual. Teknologi perkantoran canggih yang wajib dikuasai oleh setiap orang.
Meski berbeda lokasi, kota, bahkan hingga negara, video konferensi dapat dilakukan dengan nyaman dan aman. Sistem ini juga berujung pada penghematan anggaran yang cukup besar, menimbang seluruh biaya pada sebuah perjalanan bisnis.
Rapat berkala, wawancara, kesepakatan bisnis dengan potensial client, semua dapat dilakukan di tempat kerja masing-masing!
7. Transmisi Faximile (Faks)
Transmisi faximile atau juga dikenal dengan telefax merupakan sebuah mesin berbahan dasar pindaian sebuah dokumen (kertas) yang terhubung melalui sebuah transmisi jaringan telepon. Nomor telpon akan dihubungkan dengan sebuah perangkat keluar seperti sebuah printer.
Mesin faks memiliki nomor panggilan seperti jaringan telepon lainnya, namun perbedaannya, panggilan tersebut akan berwujud dalam lampiran dokumen dan tidak suara. Dengannya, para pelaku usaha dapat membagi dokumen satu dengan yang lain.
8. Komputer
Perangkat terpenting dalam sebuah dunia kerja yang tak bisa lagi dipungkiri adalah komputer. Bahkan berbagai sistem-sistem yang telah disebutkan di atas akan sia-sia tanpa ada komputer yang menjadi ‘sarang’ pengolahan data.
Komputer merupakan perangkat elektronik yang tercipta guna pengolahan data-data berbasis perhitungan aritmatika. Dengannya, kehidupan perkantoran sangatlah dimudahkan, mulai dari pembuatan dokumen berbasis pengolahan kata, gambar, hingga video.
Komputer mendukung dengan kuat berbagai kegiatan usaha seperti halnya mengirim email, video meeting, penyaluran data seperti spreadsheet, dan masih banyak lagi.
9. Mesin Hitung Uang
Mesin hitung uang adalah perangkat vital yang wajib dimiliki oleh seluruh usaha perbankan di dunia. Mesin ini mampu menghitung uang dengan akurat, baik dalam bentuk logam (koin) maupun dalam bentuk uang tunai lembaran.
Dengan mesin ini, para petugas teller tak perlu bingung lagi menghitung setoran uang dalam jumlah yang besar. Mesin ini memiliki berbagai jenis tipe yang menawarkan varian fungsi yang berbeda, seperti contoh: mesin hitung uang vacuum dan mesin hitung uang standing.
10. Artificial Intelligence (AI)
Teknologi yang seakan muncul dari dalam film ini telah mendominasi seluruh perusahaan teknologi terkemuka, dari Google hingga Tesla. AI merupakan teknologi kecerdasan buatan yang mampu bekerja dan berpikir sistematis layaknnya manusia.
Sistem ini dirancang umumnya sebagai sistem pendamping atau assistant yang membantu manusia dalam kehidupan sehari-hari. Teknologi perkantoran mutakhir, yang mendukung kinerja perusahaan di dalam banyak segi, layaknya penghematan biaya anggaran perusahaan.
Salah satu contoh penggunaan AI ialah penerapannya sebagai ‘seorang’ customer service. Sebelum di arahkan kepada staff customer service, para pelanggan akan dilayani oleh seorang assistant virtual yang akan mengidentifikasi permasalahan awal para pelanggan.
11. Mesin Kasir (Cash Register)
Apakah masih ada seorangpun di luar sana yang tidak mengenal mesin kasir? Kami rasa tidak ada. Ya, instrument teknologi perkantoran satu ini vital bagi dunia perdangan di luar sana. Berbagai pusat perbelanjaan besar hingga kecil, semuanya menggunkan mesin kasir.
Mesin kasir adalah sebuah mesin yang diciptakan untuk menyimpan uang (berbentuk laci, lengkap dengan kunci) yang diterima dari pelanggan dan dilengkapi dengan sistem penghitungan elektronik (guna mengetahui jumlah total biaya sebuah pembelian).
Kerena mesin ini dikelola (dioperasikan) oleh seorang kasir, maka nama mesin ini-pun mengikuti julukan sang pengoperasi.
12. 3D Printer
Layaknya AI, 3D printer merupakan salah satu pengembangan mutakhir dari teknologi perkantoran saat ini. 3D mampu meniru sebuah obyek dalam bentuk data digital dan mencetaknya menjadi benda tiga dimensi yang nyata!
3D printer menjadi sebuah desakan kuat bagi industry modern sebagai pengganti rancangan manufaktur manual dan dalam dunia kontruksi. Dunia kesehatan tak menyia-nyiakan kemajuan ini dan menerapkannya dalam penciptaan replika anggota tubuh manusia seperti tangan dan kaki.
Terobosan teknologi ini benar-benar membantu dalam segi proses waktu, menjadikan kegiatan usaha produktif dan efisien.
13. Mesin Photocopy
Teknologi perkantoran ini tak bisa dilupakan begitu saja. Mesin photocopy terbilang sederhana namun memiliki fungsi yang vital. Tak mengenal usaha ataupun industry yang dijalankan, siapapun membutuhkannya!
Mesin ini berfungsi untuk membuat salinan dari berbagai sumber cetak, seperti buku, koran, dokumen, dan lainnya.
Meski tak semua kantor memilikinya, namun banyak toko membuka jasa photocopy ini, yang sangat membantu mendukung dunia perkantoran hingga masyarakat umum.
Baca juga : 50+ Alat Perlengkapan Kantor [Penjelasan, Fungsi dan Gambar]
Jadi itulah pembahasan lengkap tentang materi teknologi perkantoran kelas 10 yang saat ini sangat dibutuhkan. Ada banyak sekali perubahan dengan adanya teknologi perkantoran saat ini, selain sangat memudahkan juga membuat segala sesuatunya bisa lebih cepat dan efektif.!
Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.