Pengertian Reservasi – Sebelum mendapatkan layanan jasa baik itu penginapan, penerbagan, perbaikan ataupun lainnya maka seorang customer wajib melakukan pemesanan atau reservasi terlebih dahulu. Reservasi tersebut bisa dilakukan baik secara online maupun offline dengan menemui staff yang bekerja di bagian front office.
Dengan melihat banyaknya reservasi yang ada maka keuntungan perusahaan juga makin meningkat, namun tentunya pelayanan harus tetap diperhatikan untuk menjaga kepuasan pelanggan.
Seorang yang memegang bagian reservasi juga harus mengetahui seputar produk knwoladge tentang barang atau jasa apa yang dijual serta paham betul teknik menjual kepada customer dengan baik. Untuk itu perlu diketahui apa itu reservasi dan apa gunanya serta jenis-jenisnya simak ulasan berikut.
Pengertian Reservasi
Dalam dunia perhotelan sendiri reservasi kamar bisa dilakukan sebelum hari H kepada petugas bagian reservasi sesuai prosedur yang ada. Calon tamu akan diminta untuk mengisi form yang tersedia mengenai data diri lengkap dengan kapan tanggal check-in dan check-out.
Petugas tersebut akan menginformasikan ketersediaan kamar di hari tersebut dan mencatat profile tamu untuk mengetahui tingkat hunia kamar dalam periode tertentu sebagai bahan evaluasi perusahaan.
Pengertian Reservasi Menurut Para Ahli
- Menurut Monaghan (2006), Reservasi adalah sebuah proses klerikal atau klerikal atau elektronik dimana produk perjalanan seperti tiket pesawat, kamar hotel, kamar pada kapal pesiar tersedia untuk dipakai dan pada akhirnya dibeli oleh individu secara spesifik.
- Menurut Setyawan dan Wijayanti (2014), Reservasi adalah suatu pemesanan kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya melalui berbagai sumber dengan menggunanakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan memperoleh kamar tersebtu pada waktu kedatangannya (check-in).
Manfaat Reservasi
Dengan adanya kegiatan reservasi tentunya memiliki manfaat bagi calon tamu atau pelanggan yang membutuhkan jasa. Jadi mereka bisa memesan jauh-jauh hari tanpa takut tidak terlayani.
Selain itu manfaat adanya reservasi kamar hotel diantaranya adalah :
- Calon tamu bisa dengan mudah melihat ketersediaan kamar sekaligus merencanakan akomodasi perjalanan yang harus dikeluarkan
- Pihak hotel bisa memberikan pelayanan maksimal kepada calon tamu dengan mempersiapkan kamar, fasilitas maupun rencana penjemputan apabila dibutuhkan
- Saat ada pelanggan yang melakukan pemesanan, maka pihak hotel juga bisa menawarkan produk lain untuk menaikkan pendapatan seperti misalnya paket tour, paket transportasi, fasilitas hiburan, dll.
- Dapat meningkatkan citra perusahaan dalam hal pelayanan sekaligus bisa mengesankan tamu dengan penawaran fasilitas-fasilitas hotel yang mewah sehingga tamu tertarik dan ingin segera datang.
Tugas dan Tanggung Jawab Reservation Section
Posisi reservation section tentunya memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memaksimalkan jumlah pendapatan hotel dengan memberikan pelayanan secara maksimal.
Petugas reservasi harus paham betul status hunian kamar, fasilitas hotel dan juga produk hotel. Adapun rincian tugas dibagian reservation section adalah :
- Melayani seluruh reservasi kamar hotel dari berbagai macam sumber yang ada dengan maksimal
- Memberikan informasi lengkap mengenai fasilitas dan tipe-tipe kamar kepada calon pembeli
- Mempersiapkan pesanan kamar sesuai dengan data di reservation letter (tanggal, bulan dan tahun)
- Melakukan kontrol atas ketersediaan kamar dan juga jenis kamar baik yang sudah ataupun belum terjual
Klasifikasi Reservasi
Berdasarkan klasifikasi yang ada, reservasi bisa kita bedakan menjadi 3 jenis. Adapun diantaranya adalah :
1. Individual Reservation
Klasifikasi yang pertama adalah reservasi yang dilakukan secara perorangan atau individu yang bersangkutan secara langsung. Umumnya mereka memesan untuk dirinya sendiri, bersama pasangan ataupun untuk keluarga.
Harga yang diterima oleh calon tamu melalui reservasi ini biasanya adalah harga normal (normal rates). Namun terkadang ada promo special di hari tertentu yang diberikan langsung oleh pihak hotel maupun dari aplikasi.
2. Group/Tour Reservation
Klasifikasi kedua ini merupakan reservasi yang dilakukan oleh pihak agen perjalanan dan seringkali harga yang diberikan dari pihak hotel adalah harga diskon (discount rates). Jadi dari harga diskon itulah pihak agen akan mendapatkan fee atas layanan jasa yang ditawarkan.
Biasanya harga yang diterima wisatawan dari pihak agen sudah merupakan harga paket mulai dari perjalanan, akomodasi dan juga tiket wisata.
3. Conference Reservation
Klasifikasi yang ketiga merupakan reservasi yang dilakukan untuk tamu rombongan karena ada kepentingan tertentu seperti acara pertemuan, eksibisi atau pernikahan. Untuk pemesanan jenis ini biasanya akan mendapatkan harga komersial dari pihak hotel (commercial rates).
Jenis-Jenis Reservasi
Secara umum, macam jenis reservasi dapat dikelompokkan menjadi 4 bagian, diantaranya adalah :
1. Confirm Reservation
Conrifrm reservation adalah pemesanan kamar yang sudah disetujui oleh pihak hotel cukup dengan menunjukkan bukti confirmation letter kepada pemesan kamar.
2. Guaranteed Reservation
Guaranteed reservation adalah reservasi atau pemesanan kamar hotel yang dilakukan dengan memberikan jaminan. Adapun fungsi dari jaminan ini yaitu untuk memperoleh kepastian dari pihak hotel terhadap pemesanan yang sudah dilakukan.
Jaminan ini biasanya diberikan ketika tingkat hunian sedang ramai, atau ketika akhir pekan dan masa-masa libur panjang (high season).
Model guaranteed reservation ini masih dibagi lagi menjadi beberapa jenis seperti :
- Credit Card adalah pelunasan reservasi kamar yang dilakukan dengan menggunakan tagihan kartu kredit.
- Travel Agent adalah pembayaran reservasi kamar yang dilakukan oleh biro perjalanan untuk customer mereka sesuai kesepakatan.
- Pre-payment adalah pelunasan yang dilakukan calon tamu sebelum kedatangan atau sebelum mereka menempati kamar beserta fasilitas di dalamnya.
- Advance Deposit adalah pembayaran reservasi yang dilakukan oleh calon tamu kepada pihak hotel paling sedikit sejumlah biaya menginap semalam atau kurang dari harga total keseluruhan.
- Contractual Agreement adalah bentuk kerjasama antara pihak hotel dengan sebuah perusahaan untuk keperluan tertentu sehingga dari total kamar yang sudah dipesan baik digunakan atau tidak digunakan harus tetap dilunasi.
3. Advance Payment Reservation
Advance payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak tertentu (mandiri/kelompok) tanpa disertakan jaminan apapun hanya cukup dengan membayar uang muka.
Misalkan saja ada calon tamu yang memesan kamar untuk menginap, maka pihak hotel akan memastikan kamar yang dipesan itu tersedia dan memberikan batas waktu kedatangan sampai pukul 18.00.
Pemesanan tersebut dilakukan tanpa ada jaminan apapun dan pastinya telah disepakati oleh pihak hotel. Demikian ini juga disebut dengan state reservation cancellation time atau pemesanan yang akan otomatis dibatalkan jika tidak sesuai dengan kesepakatan yang diberikan.
4. Waiting List Reservation
Waiting list reservation adalah pemesanan kamar sebuah hotel dimana pihaknya masih belum bisa menjamin ketersediaan kamar pada saat check-in yang di inginkan.
Sumber Reservasi Hotel
Dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini, reservasi bisa dilakukan dengan sangat mudah bahkan orang awam sekalipun. Adapun cara pemesanan tersebut bisa melalui sumber yang tersedia seperti :
1. In person (direct reservation)
Apabila Anda berada dilokasi yang tidak jauh dengan tempat penginapan, maka proses reservasi bisa dilakukan secara langsung ke bagian reservation service. Cara ini biasanya dilakukan oleh para backpacker ketika memutuskan untuk menginap disaat itu juga.
2. Travel Agent (Agencies)
Reservasi juga bisa dilakukan melalui travel agent, biasanya ada banyak sekali agencies yang menawarkan jasa untuk memesankan tempat penginapan sesuai dengan spek dan budget yang di inginkan.
Biasanya travel agent ini sudah bekerjasama dengan banyak tempat penginapan sehingga apabila ada calon tamu yang mencari penginapan murah bisa langsung diarahkan dengan penawaran harga khusus.
3. Company/Corporate
Perusahaan adalah salah satu sumber reservasi baik itu swasta, asing atau milik negara. Biasanya mereka sudah bekerjasama dan menjadi langganan dengan sebuah penginapan di wilayah tertentu sehingga ketika ada projek di wilayah tersebut sudah tidak perlu repot lagi mencari penginapan yang sesuai.
4. Website
Hampir setiap hotel atau tempat penginapan saat ini memiliki websiter resmi sebagai salah satu bentuk promosi sekaligus menjaring para customer. Jadi bagi Anda yang mungkin mencari pengianapan melalui mesin pencari bisa langsung mengunjungi website resmi mereka untuk melakukan reservasi.
5. Aplikasi
Saat ini ada banyak sekali booking hotel yang tersedia, mulai dari pegipegi, traveloka, trivago, agoda, airy dan masih banyak lagi. Anda bisa melakukan pemesanan hotel disana dengan sangat mudah.
Data Reservasi yang Dibutuhkan
Untuk dapat terjadinya suatu reservasi, maka calon tamu harus mengisi sejumlah data di reservation form yang dibutuhkan oleh pihak hotel. Diantaranya adalah :
- Nama pemesan
- Nama lengkap tamu yang menginap
- Tanggal check-in dan check-out
- Alamat dan nomor telepon
- Metode pembayaran
- Jumlah pesanan kamar
- Permintaan khusus
Berbagai Macam Laporan Reservasi
Sebagai langkah terakhir, bagian reservation section juga harus membuat laporan-laporan yang dibutuhkan terkait status tamu yang akan atau sudah menginap.
Biasanya laporan tersebut terbagi atas :
- Reservation Transaction Report adalah laporan harian yang harus disusun untuk mencatatkan berapa jumlah reservasi yang masuk, adanya perubahan reservasi maupun pembatalan reservasi
- Expected Arrival & Departure List adalah laporan daftar tamu yang diharapkan tiba atau berangkat di tanggal tertentu
- Room Availability Report adalah laporan informasi kamar yang tersedia dan siap untuk dijual
- Group Status Report adalah laporan rombongan tamu yang sudah tiba, termasuk apakah rombongan tersebut menggunakan jaminan atau tidak
- Special Arrival List adalah laporan daftar tamu penting (VIP) atau tamu dengan permintaan khusus
- Turn-away Report adalah laporan jumlah reservasi yang ditolah (apabila kamar hotel sedang full)
- Revenue Forecast report adalah laporan pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan untuk masa akan datang
- Reservation Histories adalah laporan yang mencakup keseluruhan terkait pesanan kamar
Jadi itulah pembahasan lengkap seputar reservasi baik penginapan ataupun layanan jasa lainnya. Pada intinya dengan adanya layanan reservasi tentu akan sangat memudahkan bagi para pelanggan karena segala sesuatunya bisa lebih terencana. Semoga bermanfaat.
Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.