Pengertian dan Contoh Reservation Form

Reservation Form – Dalam ilmu perhotelan dikenal ada banyak sekali cabang pembelajaran salah satunya terkait reservasi atau pemesanan hotel/penginapan. Agar seorang tamu bisa memesan kamar ada beberapa cara yang bisa dilakukan salah satunya dengan mengisikan reservation form yang tersedia.

Secara garis besar tamu nanti akan diminta untuk mengisi data pesanan disebuah formulir sesuai dengan opsi dan pilihan yang ditawarkan oleh pihak hotel. Nah untuk membahas lebih detail seputar form pesanan bisa simak ulasan berikut ini ya.

Pengertian Reservation Form

Reservation Form adalah sebuah formulir khusus yang disediakan oleh pihak hotel untuk mencatatkan data pesanan baik berupa nama pemesan, jumlah kamar yang dipesan,  lama menginap, tanggal check-in/check-out dan lain-lain.

Namun sekrang ini tidak banyak hotel yang memiliki reservation form ini terlebih lagi untuk penginapan menengah keatas karena sudah banyak tergantikan dengan pemanfaatkan teknologi canggih seperti sekarang ini seperti email, aplikasi pesanan, whatsapp karena dirasa lebih efektif dan praktis.

Tapi untuk sebuah hotel penginapan yang masih mengusung gaya tradisional seperti di daerah Bali tentu berbeda, selain pemesanan via teknologi masih pula tersedia reservation form karena memang disana banyak pelancong yang hilir mudik untuk mencari tempat untuk bermalam.

Fungsi Reservation Form

Secara umum, reservation form memiliki fungsi untuk mencatat data pesanan klien baik itu saat memesan :

• Kamar Hotel
• Penginapan
• Tiket Pesawat
• Restoran
• Sewa Hall
• Sewa Gedung
• Dll

Dengan adanya formulir reservasi ini pemilik usaha bisa dengan mudah mendata proses transaksi pemesanan dari jauh-jauh hari sehingga bisa dipersiapkan dengan matang dan agar tidak terjadi pemesanan atau reservasi ganda.

Selain itu tujuan   hotel   menyediakan   reservation form adalah untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara mendetail dan terorganisir sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa diperiksa dan dibaca dengan mudah.

Contoh Reservation Form Hotel

Pada dasarnya formulir reservasi hotel sendiri masih dibagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan fungsi dan kebutuhannya. Untuk lebih jelasnya simak penjelasan dan contohnya seperti di bawah ini :

1. Reservation Form (Formulir Reservasi)

Reservation Form adalah formulir untuk mencatatkan data klien terkait pemesanan kamar yang sudah dilakukan. Biasanya didalamnya memuat nama pemesan, alamat, tanggal kedatangan, jenis kamar yang dipesan, rate harga kamar yang dipilih dan juga lama menginap sampai tanggal check-out.

Untuk contoh print-out formulir reservasi seperti di bawah ini :

• Contoh 1

• Contoh 2

• Contoh 3

Untuk lebih detail bisa lihat dan download contoh hotel reservation : Contoh Reservation Form Novotel Phuket Kamala Beach

2. Reservation Slip (Slip Reservasi)

Reservation Slip adalah formulir pemesanan dengan bentuk yang lebih ringkas (kecil) untuk kemudian disimpan pada rak khusus agar lebih mudah cari dan di ingat.

Pada formulir jenis ini biasanya masih dibedakan menjadi beberapa lagi sesuai dengan warnanya. Adapun masing-masing warna memiliki arti :

 

Adapun contoh bentuk fisik print-out dari reservation slip seperti dibawah ini :

3. Group Reservation Form

Group reservation form adalah formulir reservasi berkelompok yang bentuknya mirip seperti reservation form namun secara fungsi digunakan khusus untuk mereka yang melakukan pemesanan menginap secara berkelompok.

Biasanya jenis formulir ini akan banyak digunakan ketika liburan panjang karena pada saat itu banyak keluarga yang menginap berkelompok (lebih dari 4 orang) untuk berlibur atau menghadiri acara tertentu di sekitar penginapan.

Adapun contoh group reservation form seperti berikut ini :

4. Group Cancellation Form

Group cancellation form adalah formulir pembatan pemesanan berkelompok atas kamar dan waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

Biasanya tamu yang melakukan pembatalan reservasi namun masih jauh-jauh hari tidak akan dikenakan biaya (charge), berbeda jika pembatalan dilakukan secara mendadak maka tamu harus membayar sejumlah uang sesuai dengan kesepakatan di awal.

Berikut ini adalah contoh group cancellation form secara fisik :

5. Room Reservation Cancellation/Change Form

Room Reservation Cancellation/Change Form adalah formulir khusus untuk memuat informasi pembatalan atau perubahan pesanan kamar yang sudah dilakukan oleh tamu.

Jadi di dalam formulir ini berisikan data seputar pembatalan yang dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya simak contoh room reservation cancellation di bawah ini :

Cara Mengisi Reservation Form

Tata cara mengisi reservation form (formulir pemesanan) memang ada aturan tersendiri yang biasanya ditetapkan oleh pihak hotel. Secara umum, tata cara penulisan tersebut terkait penulisan nama, penulisan simbol singkatan dan cara penulisan pesanan kamar.

1. Penulisan Nama Tamu

Untuk menulis nama tamu harus ditulis dengan jelas dan benar untuk menghindari kekeliruan data. Adapun penulisan nama tamu biasanya terbagi menjadi nama depan (first name) dan nama keluarga (surname/family) dan juga dengan/tanpa nama tengah.

Misalnya :

• Menulis Nama Biasa

• Menulis Nama yang Memiliki Nama Sisipan

2. Penulisan Simbol/Singkatan

Untuk meningkatkan kinerja karyawan hotel, maka saat mengisikan reservation form bisa juga disingkat-singkat namun harus bisa dimengerti oleh setiap petugas.

Biasanya SOP penulisan simbol atau singkatan dibuat sedemikian rupa :

• Rooms 

• Dates

• Accounts

• Lain-lain

3. Penulisan Formulir Pemesanan Kamar

Pada kolom yang tersedia pada formulir biasanya sudah didesain sedemikian rupa agar lebih cepat dan mudah di isi. Misalkan contoh pengisian formulir seperti berikut ini :

---

Reservation Form merupakan formulir reservasi yang disediakan oleh pihak terkait untuk mencatatkan data pesanan sesuai dari apa yang diminta para klien. Adapun formulir reservasi ini ada banyak jenisnya mulai dari form khusus untuk pemesanan sampai dengan pembatalan pesanan juga ada. Semoga bermanfaat!