Function Room: Pengertian, Tujuan, Jenis dan Penataan Layout

Pengertian function room – Function room merupakan sebuah fasilitas yang ditawarkan pihak hotel selain akomodasi penginapan. Adapun function room ini sengaja di desain khusus untuk berbagai macam keperluan tamu seperti acara meeting, resepsi pernikahan, gathering dan lain-lain.

Untuk hotel kelas menengah ke atas, keberadaan function room ini dirasa penting karena bisa meningkatkan persentase pendapatan hotel selain dari penginapan dan F&B Serivce. Untuk itu bagi Anda yang penasaran pengertian, fungsi, tujuan dan jenisnya bisa simak informasi berikut.

Pengertian Function Room

Function room adalah ruangan multi-fungsi atau serbaguna di sebuah hotel yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan rapat, pertemuan, perjamuan, pameran atau acara resepsi pada periode dan waktu tertentu.

Dalam penggunaan function room, biasanya memerlukan manajemen pelayanan yang baik mengingat yang dibutuhkan tidak hanya ruangan saja melainkan juga makanan, MC, tempat tidur, tour dan kenangan terkait untuk dapat lebih memuaskan pemesan sekaligus meningkatkan nama baik hotel dimata tamu.

Tujuan Function Room

Sebuah function room diadakan di tiap-tiap hotel untuk memenuhi tujuan tertentu yang dibagii menjadi tujuan umum dan khusus, adapun diantaranya adalah :

1. Tujuan Umum

• Untuk mempromosikan nama hotel agar lebih dikenal dengan fasilitasnya yang lengkap
• Meningkatkan usaha dalam bidang function room (selain akomodasi)
• Untuk meningkatkan pendaptan hotel
• Untuk bisa memenuhi permintaan tamu sesuai kebutuhan
• Untuk dapat memberikan kesan yang baik terhadap tamu

2. Tujuan Khusus

• Untuk membuka peluang pekerjaan dalam dunia industry fuction room
• Untuk menambah wawasan dalam dunia perhotelan
• Agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan

Jenis – Jenis Function Room

Function room sendiri dibagi menjadi 3 jenis sesuai dengan fungsinya masing-masing. Diantaranya adalah :

1. Conference Hall

Conference hall adalah ruangan dengan kapasitas yang cukup besar yakni sekitar 500-1000 orang lengkap dengan fasilitas dan peratalan memadai termasuk tenaga professional yang bekerja di dalamnya.

2. Banquet Hall

Banquet hall adalah ruangan yang di desain secara khusus baik interior maupun perlengkapan di dalamnya yang biasa digunakan untuk acara jamuan, bisa acara resepsi, pernikahan, ulang tahun atau sekedar arisan keluarga besar.

3. Meeting Room

Meeting room adalah jenis ruang rapat yang disediakan pihak hotel dengan kapasitas yang lebih kecil lengkap dengan segala fasilitas yang dibutuhkan.

Umumnya penggunaan meeting room ini tidak terlalu membutuhkan banyak pelayan karena sifatnya yang terbatas dan lebih kecil dari conference hall atau banquet hall.

Jenis Perjamuan di Function Room

Function room merupakan tempat untuk melakukan berbagai macam perjamuan sesuai dengan kebutuhan si pemesan. Adapun berbagai macam perjamuan yang dapat di akomodir dalam sebuah ruang serbaguna adalah :

1. Jamuan berdasarkan pesanan

• Pesanan yang dilakukan oleh satuan kelompok bisa dari ikatan profesi, kalangan organisasi, grup musik dan lain sebagainya
• Pesanan yang dilakukan oleh personal (pribadi) untuk acara seperti ulang tahun, pernikahan, resepsi, promosi, dll.
• Pesanan yang dilakukan oleh para pengusaha untuk memperkenalkan usahanya atau seminar, presentasi produk, konferensi, dll

2. Jamuan berdasarkan hidangan makanan

• Banquet : pemesanan function room mewah yang digunakan untuk jamuan makan model banquet lengkap dengan segala personel hotel dan peralatan makannya.
• Buffet : pemesanan function room untuk acara jamuan makan yang dihidangkan secara prasmanan
• Cocktail Party : pemesanan function room yang dilakukan dalam durasi pendek 1-2 jam saja tanpa menyediakan meja dan kursi tamu.
• Barbeque : pemesanan function room yang dilakukan untuk acara jamuan makan dengan teknik grill.

3. Jamuan berdasarkan topic sidang

• Plenary Lecture : pemesanan yang digunakan untuk acara sidang pleno atau acara ilmiah dimana ada pembicara tunggal dan banyak peserta yang berpartisipasi
• Symposia : pemesanan yang digunakan untuk acara ilmiah yang akan mempresentasikan beberapa pembicara dengan topik tertentu.
• Oral Free Paper : pemesanan yang digunakan untuk menjabarkan hasil reset atau pengalaman terkait seputar paper ilmiah.
• Conference : pemesanan yang digunakan untuk acara diskusi atau tanya jawab atas suatu permasalahan
• Congres : pemesanan yang digunakan untuk mengajak para kongres berdiskusi untuk menunjuk badan legislative

Macam-macam Layout Function Room

Penataan meja dan kursi pada function room biasanya akan menyesuaikan dengan acara dan jumlah tamu yang akan hadir dalam undangan tersebut. Beberapa layout function room yang akan ditawarkan pihak hotel kepada para tamu diantaranya adalah :

1. U-Shape Style

U-Shape Style adalah jenis layout yang penataaan meja dan kursi menyerupai huruh “U”. Adapun di bagian paling ujung nanti aka nada meja dan kursi terpisah yang akan diguankan pembicara atau si presentator untuk menerangkan materi ke peserta. Jenis ini sangat cocok untuk acara seminar, diskusi, ataupun rapat.

2. Class Room Style

Class Room Style adalah penataan layout standart mirip di sekolah-sekolah dimana setiap meja dan kursi menghadap ke depan dengan jarak tertentu. Sementara di bagian depan terdapat screen proyektor untuk menjelaskan produk kepada peserta.

3. V-Shape Style

V-Shape Style ini merupakan jenis layout function room yang cukup unik, adapun semua meja dan kursi ditata membetuk huruf “V” dengan tujuan agar para peserta bisa melihat dengan jelas peragaan yang dilakukan.

4. Y-Shape Style

Y-Shape Style adalah jenis layout yang biasa digunakan untuk acara peragaan busana dll. Adapun penataan kursi dan meja yang demikian ini bisa di atur atas dasar request dari tamu yang memesan.

5. I-Shape Style

I-Shape Style adalah jenis layout function room tanpa menggunakan meja. Jadi yang ditata hanyalah kursi berjajar menghadap ke depan, sedangkan di bagian depan ada meja dan kursi untuk pengisi materi sekaligus satu buah layar proyektor besar.’

Perlengkapan Ruangan Function Room

Adapun peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam sebuah function room adalah sebagai berikut :

1. Meja

• Meja bundar berbagai macam ukuran atau setidaknya muat untuk 6-8 kursi
• Half Round Table yang bisa dipasang di ujung kanan dan kiri sudut ruangan
• Executive Table yang digunakan untuk pemateri atau pimpinan
• Long Table yang digunakan di dalam ruang rapat
• Square Table
• Meja Lipat

2. Kursi

• Executive Chair
• Stackable Chair
• Folding Chair (kursi lipat)

3. Mikrofon

• Standing Mic
• Table Mic
• Delegate Mic
• Wireless Mic
• Clip-on

4. Dance Floor

5. Podium ukuran standar

6. Gong Set

7. Bendera

---

jadi demikianlah pembahasan kita mengenai pengertian function room, tujuan dan fungsinya serta jenis-jenis dan layout penataan yang biasa digunakan. Mengingat function room diguankan oleh orang banyak, tentu juga membutuhkan tenaga yang memadai dan juga peralatan & perlengkapan pendukung yang layak.