Untuk mencatat seluruh laporan keuangan sebuah perusahaan baik itu pemasukan maupun pengeluaran maka dibutuhkan bagian khusus yang disebut dengan Accounting Department. Department ini merupakan salah satu bagian terpenting karena fungsinya cukup vital dalam hal mengawasi seluruh transaksi keuangan dan juga mengalokasikan dana sebaik mungkin demi terwujudnya keuangan perusahaan yang “sehat”.
Dalam dunia perhotelan sendiri, bagian accounting department juga di isi oleh mereka para ahli di bidangnya mengingat fungsi dan tanggung jawabnya cukup besar. Bahkan di dalam accounting department hotel sendiri masih akan dipecah lagi yang terdiri dari beberapa posisi jabatan dengan fungsinya masing-masing.
Untuk mengetahui lebih detail materi accounting department hotel bisa menyimak penjabarannya di bawah ini.
Pengertian Accounting Department Hotel
Accounting Department menjadi bagian mekanisme penting dalam sebuah perusahaan, tak luput dari dunia usaha pariwisata layakanya perhotelan. Pengertian dari accounting department adalah suatu departemen yang dikhususkan untuk mencatat alur keuangan sebuah perusahaan.
Para staff accounting wajib untuk mengetahui, mencatat, dan melaporkan segala kegiatan keuangan yang terjadi di perusahaan; mencakup seluruh dana yang masuk dan keluar. Dalam ruang lingkup hotel, accounting staff wajib untuk mengawasi jalur keluar masuknya pendapatan hotel.
Baca juga : 9+ Departemen yang Ada di Hotel dan Tugasnya [Lengkap]
Fungsi Accounting Department
Setelah memahami kilasan pengertian dari departemen accounting di atas, maka kita akan melangkah masuk lebih dalam, memahami fungsi dari didirikannya accounting department pada suatu hotel. Langsung saja kita simak bersama di bawah ini:
- Departemen accounting menjadi bagian struktural hotel yang bertanggung jawab untuk mengontrol dan mengawasi segala biaya yang dikeluarkan oleh hotel. Begitu pula dengan semua pendapatan yang masuk.
- Mencatat dalam sebuah pembukuan keuangan, merekap dari berbagai bukti transaksi keuangan (pembelian berbagai material keperluan hotel, dari berbagai departemen lainnya).
- Dan fungsi terakhir adalah pelaporan hasil keuangan kepada bagian departemen keuangan dan juga kepada pihak petinggi hotel lainnya.
Tugas Accounting Department
Selanjutnya, mari kita perhatikan tugas-tugas yang dimiliki oleh setiap anggota dari departemen akuntansi pada sebuah hotel. Melihat dari berbagai fungsi utama yang vital, tugas-tugas pentingpun turut diemban oleh setiap staff accounting:
- Pertama adalah menerima setiap bills yang masuk dari transaksi pembelian pihak hotel, yang dilanjutkan dengan pelaksaan pembayaran dalam bentuk tunai maupun non-tunai (seperti cek dan transfer).
- Tidak hanya menerima bills, tapi juga menerima transaksi pembayaran dari pihak konsumen (pihak luar) yang masuk.
- Tugas selanjutnya adalah mencatat segala macam bentuk barang dan benda yang terjual dan terbeli, serta merangkum segala pengeluaran dan pemasukan harian pada hotel.
- Tidak lupa untuk mencatat dengan seksama segala bentuk pembelian dari pihak hotel yang menggunakan transaksi via non-cash.
- Melaksanakan pembukuan penjualan harian yang berlangsung.
- Melakukan pencatatan terhadap nama-nama yang bertanggung jawab dalam pembelian barang keseharian (keperluan) hotel.
- Serta menghitung jumlah barang yang masuk dan keluar dengan seksama, serta mencatat hasil penemuan jumlah barang tiap harinya.
SOP Accounting Department Hotel
Mari kita bahas mengenai SOP yang berlaku pada accounting department yang wajib ada dalam tiap bagian tubuh structural dalam departemen ini. Bagi sobat yang belum mengetahui apa itu SOP, SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure.
Memiliki arti sebagai panduan prosedur dalam sebuah perusahaan yang telah dirumuskan dengan lengkap, dan berbeda-beda sesuai dengan departemen pekerjaan, demi mencapai tujuan dari sang perusahaan. Kira-kira, sistem SOP seperti apakah yang berlaku pada departemen akuntansi? Mari kita lihat bersama!
1. Penerimaan & Pengeluaran Kas
Penerimaan kas yang masuk khusus pada akuntansi perhotelan, pada umumnya terbagi sesuai transaksi penjualan dan pembelian yang berlangsung pada departemen lain, seperti halnya penjualan kamar (room revenue), dan penjualan pada departemen food & beverages.
Segala macam bentuk penagihan, pengeluaran, penjualan dalam bentu tunai, hingga bukti transaksi keuangan dengan travel agent nantinya akan dirangkum dan tercatat dalam buku bank dan juga kas. Pada umumnya, pada masa akhir periode, para akuntan akan membuat sebuah jurnal khusus pembelian hotel.
Di bawah ini, akan kami berikan contoh sistem SOP penerimaan kas yang berlaku pada salah satu departemen:
A. Penjualan dari Departeman Food & Beverages
Penerimaan kas yang masuk melalui departemen food & beverages akan dikelola oleh staff yang terlibat, antara lain:
- Kasir Umum: bertugas untuk menerima tagihan harian dari seorang penagih (atau collector.
- Kasir Outlet: bertugas untuk menerima hasil khusus yang masuk pada outlet (restoran) hotel.
- Night Audit: staff yang bertanggung jawab meneliti akan hasil data yang masuk dari penjualan makanan dan minuman setiap harinya.
- Income Audit: haruslah mencocokkan dan hasil penjualan yang masuk, serta melakukan koreksi atas kesalahan night auditor.
B. Bukti Dokumen yang Harus Diserahkan
- Struk tagihan bar & restaurant, bukti tagihan yang ditunjukkan kepada tamu juga.
- Catatan traksaki harian yang tercatat pada tiap shift kerja, dalam bentuk tunai dan non-tunai.
- Sebuah amplop khusus yang digunakan untuk menyetor hasil laporan pemasukan, yaitu Remittance of Fund (ROF).
C. Prosedur Penyerahan Laporan
- Kasir outlet memasukkan segala hasil penjualan ke dalam ROF dan setelahnya menitipkannnya pada front office, selanjutnya ROF akan diteruskan kepada night auditor.
- Income auditor akan mengoreksi dan meniliti hasil penjualan, selanjutnya mengirimkan hasil penjulan dengan segala bukti pendukung seperti slip credit card kepada kasir umum.
- Kasir umum akan melakukan proses pengecekan ulang, seturut dengan hasil laporan outlet masing-masing, dan merangkumnya dalam catatan pembukuan kas. Hasil penjualan akan langsung disimpan.
2. Transaksi Penjualan Barang & Jasa
Seperti halnnya pada sistem pembelian, pada akhir periode para akuntan yang bertanggung jawab akan juga akan membuat sebuah jurnal khusus pembelian hotel. Buku ini akan merangkum seluruh hasil transaksi penjualan dalam bentuk barang dan jasa, yang tercatat setiap harinya.
Penjualan dalam usaha perhotelan juga merangkum segala piutang hotel yang mencakup seperti halnya: credit card, guest & city ledger, belum lagi dengan penghitungan pajak yang dibebankan oleh negara, yang nama akrabnya dikenal dengan PHR (Pajak Hotel & Restoran).
Sebagai sebuah usaha, perhotelan memiliki sistem penjualan yang terbilang berbeda. Berikut adalah keunikan yang terdapat pada penjualan hotel:
- Hal pertama yang sobat perlu ketahui adalah kemiripan antara usaha hotel dengan retail, yaitu tingginya volume penjualan namun rendahnya harga per-individu.
- Menjual produk jasa dan juga barang sekaligus.
- Sebuah hotel harusnya memperhitungkan kapasitas persediaan barang sebelum menjual produk mereka yang hampir keseluruhannya dalam bentuk jasa.
- Sebuah hotel seringkali memproduksi produk jadi mereka (barang) seperti halnya yang sering ditemui pada sebuah usaha manufaktur.
3. Sistem Penggajian (Payroll)
Tidak berhenti pada pengeluaran dan pemasukan, departemen akuntansi juga mencatat hasil rekapitulasi dari berbagai departemen lain di hotel berkaitan dengan masalah upah gaji.
Dalam hal penggajian, seluruh departemen harus bekerjasama dengan departemen accounting, sehingga manajemen keuangan dapat tersusun dengan baik. Sehigga memudahkan bagian pencatatan melihat sirkulasi keuangan pada hotel.
Struktur Organisasi Accounting Department Hotel
Agar sebuah depatemen akuntansi berjalan dengan baik dan sempurna, diperlukan struktur organisasi accounting department hotel yang terbagi berdasarkan tanggung jawab atau tugasnya masing-masing.
Berikut adalah seluruh organisasi yang bernaung pada accounting department hotel:
- Finance Manager
Finance Manager adalah seorang penanggung jawab kepada seorang General Manager, memimpin semua staff yang masuk dalam jajaran departemen, dan mengesahkan laporan keuangan yang diteruskan kepada pihak yang lebih tinggi.
- Accounting Supervisor
Accounting supervisor adalah seorang penanggung jawab kepada Finance Manager, mengawasi kegiatan tugas para karyawan (akuntan), dan membuat laporan keuangan yang nantinya akan disetujui oleh Finance Manager.
- Purchasing Supervisor
Purcashing supervisor adalah seorang yang tugasnya mencarikan barang yang telah terdaftar pada good request yang telah disetujui, diwajibkan untuk hafal seluruh harga barang kebutuhan hotel demi pembuatan purchase order, menyusun dan melaporkan summary purchase kepada Finance Manager.
- Night Auditor
Night auditor adalah seorang yang tugasnya mengambil seluruh hasil laporan harian dari kasir, memeriksa dengan cermat data akuntansi yang masuk, menyusun summary revenue dari seluruh data yang terlapor, dan masih banyak lagi.
- Cost Controller
Cost controller adalah seseorang yang mengatur keuangan sebelum terjadinya sebuah transaksi, seperti mengatur harga produk hotel sebelum diumumkan, memeriksa dengan seksama invoice dari penyetok hotel, dll.
- Store Room Supervisor
Store room supervisor adalah posisi dengan tugas menyusun laporan summary inventory bulanan, mengatur alur mudik barang di gudang, dll.
- Chief Cashier
Chief cashier adalah jabatan yang mengepalai seluruh staff cashier dari segala departemen yang ada di hotel, menyusun serta bertanggung jawab kepada Finance Manager perihal summary bulanan dan juga harian.
- Accountant
Accountant adalah seorang yang menyusun pekerjaan laporan keuangan, memimpin beberapa posisi lain seperti: city ledger, account payable, dan juga kasir umum, dll.
- City Ledger
City ledger adalah posisi yang menyusun data mengenai pituang, memeriksa daftar pendapatan kredit yang masuk guna pembuatan tagihan sebelum diberikan kepada customer, dll.
- Account Receivable
Account receivable adalah posisi yang menyusun summary revenue, memeriksa segala berkas keuangan yang masuk seperti bills yang masuk dari night auditor, dll.
- General Cashier
General cashier adalah seseorang yang menerima uang kontan, menyimpan berbagai berkas bukti keuangan seperti giro, cek, dan buku-buku lainnya, dll,
- Account Payable
Account payable adalah seseorang yang menyusun buku harian pembelian, staff yang bertanggung jawab mengurus pekerjaan teknis akuntansi hingga tuntas, dll.
- Book Keeper
Book keeper adalah orang yang tugasnya membantu account payable mengerjakan pekerjaan teknis akuntansi, mempertanggung jawabkan pekerjaan kepada seorang accountant.
Gaji Accounting Deparment Hotel
Bagi Anda yang tertarik untuk bekerja di department ini, sebagai gambaran gaji accounting department hotel ada di kisaran Rp. 3.860.000 – Rp. 4.500.000 tergantung dari hotel bintang berapa dimana dia bekerja.
Gaji tersebut sudah mencakup semua hal sehingga bisa dibilang sangat lumayan dan sepadan dengan tugas dan tanggung jawab yang dia dapatkan.
Jadi itulah pembahasan kita mengenai accounting department hotel yang perlu untuk Anda ketahui. Jadi ada banyak hal yang menjadi tugas dan tanggung jawab staff accounting hotel termasuk yang utama adalah mengawasi pendapatan dan pengeluaran hotel itu sendiri.
Seorang traveller yang senang mengabadikan cerita melalui tulisan.
Penikmat kopi dan kamu.